快捷導(dǎo)航

九招技巧讓你更高效地使用Outlook的圖文教程

更新時(shí)間：2007年03月16日 00:00:00 作者：

微軟的Outlook不僅僅是一個(gè)電子郵件客戶端，還提供了很多強(qiáng)大的功能可以管理你的電子郵件、會(huì)議和聯(lián)系人。不過，由于其提供了如此多的功能，要想完全掌握它可能要花費(fèi)很多的時(shí)間。并且某些常用功能可能被埋藏在重重菜單之下。高效使用Outlook的關(guān)鍵是將其很多視圖和選項(xiàng)定制化，以使其能更好的適應(yīng)你的工作習(xí)慣。本文將介紹九個(gè)可以幫助你提高使用Outlook效率的方法。

技巧一：輕松輸入日期

在使用Outlook中的任務(wù)功能的時(shí)候，當(dāng)你輸入一個(gè)開始和結(jié)束日期的時(shí)候，你并不需要輸入完全日期。假若這個(gè)日期是在本月的話，只需要輸入是哪一天就可以了，Outlook將自動(dòng)替你輸入其他部分。

舉個(gè)例子來說，當(dāng)前是2007年3月，你在日期部分輸入11，Outlook就會(huì)認(rèn)為你要輸入的是2007年3月11日，并會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成這個(gè)日期。

圖1 簡化輸入日期（點(diǎn)擊看大圖）

同樣的道理，你也可以只輸入月和日，Outlook會(huì)自動(dòng)將當(dāng)前的年份添加上。

技巧二：控制如何打印你的便箋

如果你使用了Outlook中的便箋功能來記錄一些問題、想法或者提醒，有時(shí)候想把他們打印出來。默認(rèn)情況下，Outlook在每一頁中打印一個(gè)便箋的內(nèi)容，這可能不是你想要的效果，因?yàn)楸愎{的內(nèi)容一般不會(huì)太多，這樣一方面內(nèi)容不集中，另一方面浪費(fèi)了紙張。

其實(shí)Outlook中提供了一個(gè)功能，可以讓你解決這個(gè)問題。選擇所有你想打印的便箋，然后從菜單中選擇打印。在彈出的對(duì)話框中，在打印選項(xiàng)中去除復(fù)選框的勾選，點(diǎn)擊確認(rèn)。

圖2 在打印選項(xiàng)中去除復(fù)選框的勾選（點(diǎn)擊看大圖）

假若這個(gè)選項(xiàng)被禁用的話，可能是因?yàn)槭褂肏TML格式。你必須切換到文本格式來啟用這個(gè)選項(xiàng)。

技巧三：特定郵件隨來隨打

在我們工作中因?yàn)槟承┰蛐枰蛴‰娮余]件的信息。假若你需要打印來自某個(gè)發(fā)件人的大多數(shù)或全部電子郵件，可以手動(dòng)打開每個(gè)電子郵件然后將其打印，但是這樣比較麻煩。其實(shí)可以設(shè)定一個(gè)規(guī)則來打印指定的發(fā)件人的電子郵件，這樣可以使你更高效的專注于其他工作。

從工具菜單中，選擇“規(guī)則與通知”。在電子郵件規(guī)則標(biāo)簽中，點(diǎn)擊新建規(guī)則。創(chuàng)建一個(gè)規(guī)則來規(guī)定一旦收到某個(gè)發(fā)件人的郵件，則自動(dòng)將其打印出來。

圖3 規(guī)則向?qū)Вc(diǎn)擊看大圖）

其實(shí)利用這個(gè)規(guī)則與通知功能，我們可以定制出很多符合自己需要的操作，只要大家在工作中多加琢磨就可以了。

技巧四：高效存儲(chǔ)發(fā)送的郵件

當(dāng)我們回復(fù)一個(gè)郵件的時(shí)候，Outlook會(huì)存儲(chǔ)一個(gè)副本在發(fā)件箱中。久而久之，發(fā)件箱中的內(nèi)容會(huì)越來越多，這樣當(dāng)你在日后需要查找一個(gè)特定郵件的時(shí)候，再找起來就比較麻煩了。

實(shí)際上，我們可以把原始郵件和回復(fù)郵件存儲(chǔ)在一起，舉個(gè)例子來說，你現(xiàn)在把來自你的領(lǐng)導(dǎo)“王老板”的郵件都存放在一個(gè)名稱為“王老板”的文件夾中，實(shí)際上你也可以把針對(duì)它的回復(fù)也都存放在這文件夾中。實(shí)現(xiàn)步驟如下：

1、從工具菜單中，選擇選項(xiàng)，在首選參數(shù)標(biāo)簽中，點(diǎn)擊電子郵件部分的電子郵件選項(xiàng)按鈕。

2、點(diǎn)擊郵件處理部分下端的高級(jí)電子郵件選項(xiàng)。在保存消息部分，選擇收件箱，然后選擇將答復(fù)郵件和原始郵件存放在同一文件夾中，點(diǎn)擊確定。

圖4 高效存儲(chǔ)發(fā)送郵件（點(diǎn)擊看大圖）

技巧五：給自己的郵件標(biāo)志加個(gè)說明

快速標(biāo)志可以幫助你分類你的郵件，通?？梢愿鶕?jù)任務(wù)的重要性進(jìn)行分類。例如你可以讓紅色標(biāo)志代表“緊急”，藍(lán)色標(biāo)志代表“一般”等等，不過有一個(gè)問題，現(xiàn)在Outlook中沒法針對(duì)這些標(biāo)志添加文字描述，這樣你看到不同的標(biāo)志的時(shí)候，首先要想一下不同的標(biāo)志到底代表什么意思，這是一件令人煩惱的事情。

有一個(gè)簡單的方法可以讓Outlook來替你記住這些標(biāo)志的代表含義，并從界面上時(shí)刻顯示，設(shè)置步驟也非常簡單。

1、從工具菜單中，選擇自定義。

2、在工具標(biāo)簽中，點(diǎn)擊新建，并把這個(gè)新的工具欄命名為合適的名字，例如“標(biāo)志”，點(diǎn)擊確認(rèn)。

3、在自定義對(duì)話框中，選擇命令標(biāo)簽。

4、從分類列表中選擇動(dòng)作。

5、接下來，從右側(cè)的窗口中拖放不同顏色的標(biāo)志到你的新工具欄上。

6、增加完你需要的標(biāo)志后，為每一個(gè)標(biāo)志修改名字，例如將紅色標(biāo)志修改為“關(guān)鍵”。然后選擇下面的顯示圖像和文字。依次進(jìn)行該步的操作。

最把這個(gè)新建的工具欄拖放到Outlook中就可以了。

圖5 給郵件標(biāo)志加個(gè)說明

技巧六：設(shè)置適合你的工作日歷

默認(rèn)情況下，Outlook的工作日歷是傳統(tǒng)的五天工作制，即周一到周五。實(shí)際上在很多情況下，有的朋友并不是按這個(gè)工作時(shí)間，有的周六還上班，Outlook中也可以讓你根據(jù)自己的需要來修改這個(gè)工作日歷。

從菜單中的“工具”中選擇“選項(xiàng)”，在彈出的窗口中，可以將周六或周日選擇進(jìn)來，另外從這兒也可以選擇每天的上下班時(shí)間。

圖6 設(shè)置合適的工作日歷（點(diǎn)擊看大圖）

技巧七：用色彩突出來自特定發(fā)件人的郵件

總有一些人的郵件會(huì)讓你感到特別重要，你可以讓Outlook一收到該發(fā)件人的郵件，就用特別醒目的顏色引起你的注意。

1、在郵件部分，從菜單欄的工具中選擇組織。

2、從右側(cè)的視圖中，我們可以看到，我們可以針對(duì)不同的發(fā)件人、收件人等信息來設(shè)定郵件的顏色。

圖7 用色彩突出來自特定發(fā)件人的郵件（點(diǎn)擊看大圖）

這樣設(shè)置后，Outlook將把所有來自該發(fā)件人的郵件，不管是現(xiàn)在的還是將來收到的的都以醒目的紅色來顯示。

技巧八：讓你的新到郵件有別于已有郵件

默認(rèn)情況下，Outlook將把收到的未讀郵件以粗體的形式顯示。如果你覺得這樣還不夠醒目的話，你也可以考慮用更醒目的顏色來顯示它們。

在郵件中，選擇收件箱，在收件箱中郵件選擇自定義當(dāng)前視圖，然后在彈出的窗口中選擇自動(dòng)設(shè)置格式，點(diǎn)擊字體按鈕，從這兒你可以設(shè)置顯示的字體、大小和顏色等。

圖8 讓未讀郵件更醒目（點(diǎn)擊看大圖）

需要注意的是，你設(shè)置的只是收件箱中未讀郵件的顯示格式，對(duì)于其他文件夾中的郵件，如果你也想讓他們具有這個(gè)效果，需要單獨(dú)去設(shè)置。

技巧九：強(qiáng)制回復(fù)發(fā)送給多個(gè)收件人

當(dāng)你進(jìn)行群發(fā)的時(shí)候，如果想收件人回復(fù)的時(shí)候要讓你群發(fā)的所有人都收到回復(fù)，那么收件人在回復(fù)的時(shí)候必須點(diǎn)擊回復(fù)全部。假若收件人只是點(diǎn)了回復(fù)，那么只有你會(huì)收到該回復(fù)，你必須再把該回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)給別人，這樣效率很低。

其實(shí)在發(fā)送郵件前，通過設(shè)置可以讓收件人在回復(fù)的時(shí)候回復(fù)到所有人。

1、當(dāng)寫郵件的時(shí)候，點(diǎn)擊格式欄上的選項(xiàng)。

2、在傳遞選項(xiàng)中，選擇允許收到回復(fù)的人的電子郵件。

3、點(diǎn)擊關(guān)閉，保存該設(shè)置。