今天我們拿使用率最高的三件套——Word、Excel、PowerPoint開刀，聊一聊快捷鍵。

當(dāng)然，并不是Office快捷鍵匯總，這里有官方提供的詳細(xì)列表。我們希望帶給用戶有價(jià)值的干貨而不是無用的記憶負(fù)擔(dān)，所以挑了一些容易被忽略但能有效提升工作效率的快捷鍵，有些是官方也沒有列出來的，跟大家分享一下。原則上盡量選擇很多用戶會(huì)用到功能，但比較少用戶知道有快捷鍵，的快捷鍵。

寫在前面，看了不吃虧

1、本文將包含快捷鍵、組合鍵、功能鍵、導(dǎo)航鍵及按鍵和鼠標(biāo)的配合操作，正文中不再做區(qū)分說明。

2、快捷鍵又叫熱鍵，顧名思義就是通過某些按鍵的組合快捷地實(shí)現(xiàn)某個(gè)/些功能；

3、小編給功能鍵的定義是，非輸入鍵即為功能鍵，包括F1-F12、ESC、Insert等；

4、相較于快捷鍵同時(shí)按下多個(gè)按鍵的操作，導(dǎo)航鍵往往需要分次按下不同按鍵，實(shí)現(xiàn)不同層級(jí)菜單下的命令，通常需要用到Alt鍵；

5、使用快捷鍵的意義在于減少鼠標(biāo)的移動(dòng)距離和點(diǎn)按次數(shù)，或減少雙手在鍵盤和鼠標(biāo)之間切換的次數(shù)，需要一定的記憶成本，但可以極大地提高效率。

6、某些功能有多于一個(gè)/組快捷鍵，某些快捷鍵在不同軟件中對(duì)應(yīng)不同功能；

7、大部分快捷鍵實(shí)現(xiàn)的功能都是鼠標(biāo)“點(diǎn)一兩下”可以完成的，快捷鍵更適合持續(xù)輸入時(shí)使用。

8、部分功能需要2013版以上。

9、鍵盤宏不在本次討論之內(nèi)。

10、macOS鍵盤中Command ⌘、Option/Alt ⌥、Shift ⇧分別對(duì)應(yīng)Windows鍵盤中Ctrl、Alt、Shift。

先看一些通用的

眾所周知，快捷鍵的江湖中人氣最高的莫過于“三鍵客”——Ctrl、Shift、Alt。

和這三個(gè)鍵有關(guān)的快捷鍵在所有快捷鍵中占比多少小編不敢斷言，但大多數(shù)鍵盤都標(biāo)配兩套的待遇，足見其和大部分按鍵都需要有配合。

由于Word、Excel、PowerPoint軟件核心功能的差異性，同一快捷鍵在不同軟件中往往有不同的作用，但得益于都是微軟親生的，與文檔類型無關(guān)的功能，可以共用一套快捷鍵。

Ctrl + S - 保存

都非常熟悉了對(duì)吧，Ctrl + A/B/U/I/E/R/L/Z/Y都可以不提，但Ctrl + S有事沒事按兩下絕對(duì)是個(gè)好習(xí)慣（沒有嵌入字體的話），小編就得了“稍微有點(diǎn)改動(dòng)就按Ctrl + S”的絕癥，比自動(dòng)保存到本地和云端還要靠譜。

F12 – 另存為

說完保存，另存為也提一下，對(duì)一些用戶來說可能使用率并不是那么高，但別忘了可以另存為PDF呀。

Shift + F10 – 光標(biāo)處或選中區(qū)域上下文鍵（鼠標(biāo)右擊）

我們說過快捷鍵的作用之一就是減少鼠標(biāo)操作，也就是需要替代鼠標(biāo)一部分操作，右擊就是其中之一。并不是所有鍵盤都有上下文鍵，一般長(zhǎng)這樣▼，在右Alt和右Ctrl鍵之間，作用是打開上下文菜單（右擊菜單）。沒有上下文鍵還不想碰鼠標(biāo)時(shí)，Shift + F10就是完美的替代方案。

Ctrl + Shift + C、Ctrl + Shift + V – 格式刷

格式刷肯定都用過，快捷鍵的好處就是，想要刷多次，直接定位或選中內(nèi)容，Ctrl + Shift + VVVVV就好了。

F4 – 重復(fù)上一步操作

Alt + F4大家都知道是從當(dāng)前窗口退出，而只剩下一個(gè)F4鍵時(shí)，功能更強(qiáng)大?？梢灾貜?fù)的操作包括但不限于輸入、刪除、復(fù)制、格式刷等，三件套中都適用。

格式刷▲

連續(xù)輸入▲

Alt導(dǎo)航鍵 + 快速訪問工具欄/無快捷鍵功能/宏 – 導(dǎo)航鍵

這次去掉F4，Alt鍵的功能更值得我們多花一些篇幅。在三大件（以及幾乎所有Windows原生）窗口中，按一下Alt鍵，功能區(qū)的選項(xiàng)卡周圍會(huì)顯示不同的大寫字母，快速訪問工具欄周圍會(huì)顯示數(shù)字，按下相應(yīng)的按鍵，就可以進(jìn)入選項(xiàng)卡或執(zhí)行快速訪問工具欄的功能。進(jìn)入選項(xiàng)卡后，每個(gè)功能按鍵周圍又會(huì)顯示大寫祖母或字母組合，按下執(zhí)行功能或進(jìn)入下一級(jí)菜單。

如果記住了某個(gè)選項(xiàng)卡對(duì)應(yīng)的字母，比如“設(shè)計(jì)”對(duì)應(yīng)的G，就可以同時(shí)按Alt + G快速實(shí)現(xiàn)。

以及，常用卻沒有快捷鍵的功能，比如Word中的“編號(hào)”、Excel中的“凍結(jié)窗格”、PowerPoint中的“對(duì)齊”“選擇窗格”等，或編寫/錄制的宏，可以將其添加到快速訪問工具欄，配合Alt +數(shù)字快速調(diào)用。

這次先看到這里，下一期我們分享一些每個(gè)軟件中可以體現(xiàn)特色的快捷鍵，很快很快就會(huì)跟大家見面。

Word

Ctrl/Shift/Alt + 鼠標(biāo)操作/方向鍵/Home/End/PG UP/PG DN – 定位/選擇

上面提到的幾個(gè)功能中，有些是作用于內(nèi)容的，作用于字詞句需要選中，作用于段落需要定位在其中。作為使用頻率非常高的定位/選擇功能，微軟自然是開發(fā)了非常多好用又好記的快捷鍵。

我們挨個(gè)來看，你肯定會(huì)用到一些：

Ctrl + 鼠標(biāo)左鍵單擊 – 選中整句話

按住Ctrl加鼠標(biāo)滾輪那是家喻戶曉，但配合左鍵單擊知道的用戶貌似不太多。功能是定位到相鄰兩個(gè)句號(hào)或句點(diǎn)之間的任意位置，會(huì)選中整句話，效率上來講應(yīng)該是比“找句號(hào)-拖動(dòng)選中-找句號(hào)”高一些。

Ctrl + 鼠標(biāo)右鍵單擊 - （將已選中的內(nèi)容）移動(dòng)到定位位置

選中任意內(nèi)容，按住Ctrl鍵，鼠標(biāo)右鍵單擊某個(gè)位置，選中的內(nèi)容會(huì)移動(dòng)到相應(yīng)位置。

比起鼠標(biāo)直接拖拽的優(yōu)勢(shì)在哪呢，可能有句話需要從第一頁挪到第十頁也說不定，對(duì)吧。

那比起Ctrl + X、V呢，就要看手里有沒有鼠標(biāo)了。

Ctrl + 方向鍵 – 逐詞、逐段移動(dòng)光標(biāo)

在Word中直接按方向鍵，左右是逐字移動(dòng)光標(biāo)，上下是逐行；配合Ctrl，光標(biāo)可以在更高層級(jí)的內(nèi)容單位中移動(dòng)：Ctrl + 左右鍵是逐詞移動(dòng)光標(biāo)，Ctrl + 上下鍵是逐段移動(dòng)光標(biāo)。

（Ctrl + ）Shift + 方向鍵/PG UP/PG DN – 選中光標(biāo)起始到最終位置中的所有內(nèi)容

Shift和控制光標(biāo)位置按鍵的組合功能就是這么純粹，Ctrl鍵的作用參考上條。

Shift + F3 – 調(diào)整英文大小寫

選中一段英文或包含英文的內(nèi)容，使用Shift + F3可以讓英文部分在全大寫、全小寫、句首字母大寫之間切換。

需要注意的是，句首的判定條件是句點(diǎn)加空格，如果有語法錯(cuò)誤是識(shí)別不出的。以及專有名詞無法被識(shí)別，包括自家的產(chǎn)品，一視同仁。

另外，全部改成大/小寫為Ctrl + Shift + A/K。

Shift + Alt + 方向鍵

這又是一組鬼才快捷鍵，將光標(biāo)定位在某段文本中，Shift + Alt + 上下鍵可以調(diào)整段落位置，Shift + Alt + 左右鍵可以更改整段文字樣式。

在表格中，定位到任意一行或選中多行中的任意單元格，Shift + Alt + 上下鍵可調(diào)整這些行在整個(gè)表格中的行序，如果選中的單元格在頂部或底部，Shift + Alt + 上下鍵可實(shí)現(xiàn)拆分/合并表格。

其他一些常用或不常用但是挺有用的快捷鍵：

Tab：增加縮進(jìn)

Shift + Tab：減少縮進(jìn)

Ctrl + Shift + < / >：縮小/增大字號(hào)

Ctrl + [ / ]：逐磅縮小/增大字號(hào)

Ctrl + =：下標(biāo)

Ctrl + Shift + =或Ctrl + +：上標(biāo)

Ctrl + F/H：查找/替換

Ctrl + D：打開“字體”對(duì)話框

Ctrl + 1/2/5：?jiǎn)?雙/1.5倍行距

Excel

Alt + Enter – 單元格內(nèi)換行

就是字面意思，單元格內(nèi)需要手動(dòng)換行的情況可能并不太多，不過萬一哪次要用到也得知道呀。

Ctrl + 1 – 打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框

比鼠標(biāo)右擊再選擇要快不少，但接下來的操作大概率還是要交給鼠標(biāo)。

Ctrl + 方向鍵/Home/End – 快速定位

想起來一位外國小哥挑戰(zhàn)了九個(gè)多小時(shí)，終于知道了Excel工作表共有1048576行……

在空白的列中，Ctrl + 下方向鍵可以直達(dá)，非空白列中會(huì)定位到最底部數(shù)據(jù)，再按一下也會(huì)直奔一百多萬行。

沒錯(cuò)，在有數(shù)據(jù)的區(qū)域，Ctrl + 上/左/右方向鍵會(huì)定位到各自行列的邊緣，再多按一下就會(huì)定位到整個(gè)工作表的邊緣。

Ctrl + Home/End會(huì)定位到整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域的左上角/右下角。

（Ctrl + ）Shift + 方向鍵/Home/End - （快速）選擇

參考上一條，Ctrl鍵作用同上，Shift鍵負(fù)責(zé)選擇起始單元格之間的區(qū)域。

Ctrl + PG UP/PG DN – 切換工作表

在Excel中Ctrl + Tab是行不通的。

Ctrl + E – 快速填充（不同于填充柄的自動(dòng)填充）

先來看個(gè)例子，再說Ctrl + E能做什么事，順便看一下和填充柄的區(qū)別。

左列填充柄求和，右列快速填充拼接字符串▲

Ctrl + E可以從上一整行/列的操作中找到工作機(jī)制，再配合本行/列的數(shù)據(jù)，得出結(jié)果，以此類推，可以用來拼接字符串、提取字符串等；

填充柄也叫自動(dòng)填充，僅需要與相鄰的單元格邏輯一致或符合同一規(guī)律即可。

Alt + = - 自動(dòng)求和

字面意思，有時(shí)還挺好用。

Ctrl + Shift + =或Ctrl + + - 插入行/列/單元格

很好理解，被選中的單元格/行/列移開，插入新的單元格/行/列。

Shift + F3 – 插入函數(shù)

和點(diǎn)一下是一樣的，有些應(yīng)用場(chǎng)景中會(huì)快很多。

Ctrl + 9/0 – 隱藏指定行/列

選中單元格（所在的行/列）/行/列，隱藏之。

PowerPoint

PowerPoint由于需要處理較多圖形對(duì)象和動(dòng)畫，所以多數(shù)情況下還是鼠標(biāo)操作效率更高，之前對(duì)文字和單元格意義不是很大的一些快捷鍵，在排版和動(dòng)畫上卻可以大放異彩。

Ctrl/Shift + 鼠標(biāo)點(diǎn)按/拖拽

按住Ctrl或Shift鍵，用鼠標(biāo)逐個(gè)選中對(duì)象，可同時(shí)選中；

按住Ctrl鍵并用鼠標(biāo)拖拽，可以復(fù)制選中的對(duì)象；

按住Shift鍵并用鼠標(biāo)拖拽，可以讓對(duì)象沿直線移動(dòng)；

同時(shí)按住Ctrl和Shift鍵并用鼠標(biāo)拖拽，可以復(fù)制選中對(duì)象并使兩者在同一直線上。

Ctrl + G – 合并

同一頁P(yáng)PT中很多對(duì)象需要進(jìn)行多項(xiàng)相同操作時(shí)，絕對(duì)是利器。

Alt + 左右鍵 – 旋轉(zhuǎn)15°

和按住Shift鍵用鼠標(biāo)旋轉(zhuǎn)功能相同，按一下旋轉(zhuǎn)15°，左鍵逆時(shí)針，右鍵順時(shí)針，剛好要將對(duì)象旋轉(zhuǎn)15°的整數(shù)倍時(shí)效率高太多。

Shift + 方向鍵 – 拉伸圖形/圖片/文本框形狀

圖片可以保持比例從對(duì)象中心縮放，上/右方向鍵為放大，反之縮??；

圖形和文本框只能在于方向鍵平行的兩個(gè)方向上拉伸，上下方向鍵為縱向拉伸，左右方向鍵為橫向拉伸。

Ctrl + Shift + [ / ] – 將對(duì)象置于頂層/底層

字面意思，往往需要配合“選擇窗格”使用。

F5 – 從頭放映

從第一張幻燈片開始放映。

Shift + F5 – 從當(dāng)前頁放映

從當(dāng)前編輯頁開始放映。

今天的分享就先到這里，如果沒有提到你常用的快捷鍵，歡迎在評(píng)論區(qū)交流補(bǔ)充。

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