怎樣將合同中的甲乙方信息并排對齊？其實(shí)，最快速的解決方法是分欄。

你可能知道分欄是什么。比如，小編看著長大的《讀者文摘》、《知音》、《故事會》等期刊雜志，就常常用這種排版方式。分欄版式，既能不轉(zhuǎn)脖子就快速讀完一行接一行的字，還能讓內(nèi)容更緊湊，排版更節(jié)省空間（不費(fèi)紙?。?/p>

可是，你知道 Word、PPT 里有分欄功能嗎？即使知道，你會用它來并排對齊相同結(jié)構(gòu)的文本嗎？

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• 類型：辦公軟件
• 大小：1.98GB
• 語言：簡體中文
• 時間：2021-10-27

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案例一：

小編有一位股迷同學(xué)，他在微信群里問了一個問題：

我要打印一份 Excel 表，全是股票代碼信息的，只有兩列，但是有 100 多行。如果直接打印，每頁紙都會空出一大片，好浪費(fèi)紙啊。

有什么辦法可以把這些表格打印到一張紙上呢？

我知道，Excel 函數(shù)公式幾乎無所不能，用公式可以將數(shù)據(jù)按照紙張寬度重新排列。不管按照條件反射、肌肉記憶，還是國際慣例，我都應(yīng)該讓他在百度搜一下，準(zhǔn)能找到一籮筐的教程。

然而并沒有，如果他看不懂其中的公式，又跑來問我腫么辦？！

其實(shí)，有一個方法，完全不用函數(shù)公式，只需要復(fù)制粘貼，設(shè)置一下就能達(dá)到類似的效果。沒錯，就是在 Word 中借一下道 —— 分欄。

你可能知道 Word 中分欄的功能。

那，在碰到這個「Excel」表的問題時，你會不會想到用 Word 分欄解決呢？還是，繼續(xù)在 Excel 中死磕函數(shù)公式？

雖然 Excel 幾乎無所不能，效率驚人。

但是，很多時候，Word 可能更管用。

案例二

想要在 Excel 中制作一份全國省份（自治區(qū)）的列表，但是只找到一段文字的版本，怎么辦才好？

在 Excel 要轉(zhuǎn)成列表其實(shí)也不難，只需要按照逗號分列，就會拆成每個省份（自治區(qū)）填一個單元格的一行數(shù)據(jù)。再復(fù)制，選擇性粘貼，轉(zhuǎn)置，便能得到一列省份數(shù)據(jù)。

但是放到 Word 里，會更加簡單。

什么？要按 5 個一行排列？

貌似只能放到 Excel 里，借用公式的力量了。

然而，很多人并不知道 Word 還有一個絕技：文本轉(zhuǎn)表格，可以按分隔符以及指定行列數(shù)轉(zhuǎn)換。

Word 文字處理的活兒實(shí)在太好了，好到被很多人忽略。假如你能靈活掌握 Word 的查找替換、文字排版技能，甚至能助你少學(xué)點(diǎn) Excel 公式。

然而，很多人偏偏要將大段大段文字內(nèi)容的表格用 Excel 來做。

這樣一來，如果表格的行比較高，瀏覽表格時屏幕就會經(jīng)常跳來跳去。而且，打印的時候，明明預(yù)覽正常，可印到紙上后，卻經(jīng)常出現(xiàn)最后兩三行字被「吃」掉的情況。

有一次，又碰到一位同學(xué)來問為什么，我實(shí)在忍不住，問：

「我很好奇，為什么你一定要用 Excel 來做這份表呢？」

「領(lǐng)導(dǎo)要求的」

我，……

案例三

有一位做審計的妹子，要批量打印詢證函，看不懂前輩的貼心小教程跑來問我。

可是…… 詢證函我也不懂啊~

于是默默地百度了一下，大概長這個樣子：

原來是要根據(jù) Excel 表中每一個企業(yè)的信息，分別打印不同內(nèi)容的函件。

這位妹子的前輩給她留下了操作說明，雖然步驟明確，4 步搞定，但內(nèi)容就跟天書似的：

還用到了「易用寶插件」批量生成和重命名工作表，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)批量打印。看得我是一臉懵逼。

等等，批量打印通知單、往來信函、工資單、獎狀證書、書簽之類的，不是應(yīng)該請 Word 出場嗎？

利用 Word 的【合并郵件】，只需要一份內(nèi)容留空的 Word 文件作為模板，就可以從 Excel 的數(shù)據(jù)「倉庫」中調(diào)取所有數(shù)據(jù)，自動生成一份文檔。

然后就可以進(jìn)行批量打印，1 個函數(shù)公式都不用，也可以輕松搞定 1000 份文檔！

處處使蠻力，只會越用越苦逼。

熟知工具的優(yōu)勢和不足，懂得巧妙運(yùn)用不同工具的特性，才能在面對各種復(fù)雜的情境時應(yīng)對自如！

本文來自微信公眾號：秋葉 PPT （ID：PPT100），作者：King  編輯：河豚格格

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