提升工作效率的9個(gè)Word實(shí)用技巧 讓你辦公效率翻倍!

Microsoft Word提供了許多在創(chuàng)建或編輯文檔時(shí)節(jié)省時(shí)間的方法。從快捷方式和模板到自動(dòng)更正和加載項(xiàng),讓我們看看在使用Microsoft Word時(shí)可以加快工作流程的一些技巧。
學(xué)習(xí)快捷方式
與任何其他計(jì)算機(jī)程序一樣,Word有許多快捷方式,允許你在不打開菜單的情況下快速執(zhí)行常見操作??旖萱I減少了鼠標(biāo)點(diǎn)擊次數(shù),這可以顯著提高你的速度。
以下是你需要學(xué)習(xí)的一些最受歡迎的Microsoft Word快捷方式:
Microsoft Word有更多的快捷方式來幫助編輯、導(dǎo)航、格式化和插入內(nèi)容。
創(chuàng)建自己的模板
你是否經(jīng)常創(chuàng)建具有相同樣式、格式、設(shè)計(jì)和布局的文檔?通過將它們轉(zhuǎn)化為模板,你可以節(jié)省大量時(shí)間。
為此,打開要另存為模板的文檔,然后單擊“文件>保存副本”。在右側(cè),為文檔命名,將下拉列表設(shè)置為“Word Template(*.dotx)”,然后單擊“保存”按鈕。
創(chuàng)建新Word文檔時(shí),你可以像選擇其他模板一樣選擇自定義模板。只需選擇“個(gè)人”選項(xiàng)卡并單擊模板——它將在Word中作為新文檔打開。
使用智能查找
當(dāng)你需要word文檔中單詞或短語的信息時(shí),無需切換應(yīng)用程序。你可以使用智能查找來搜索你需要知道的內(nèi)容。
為此,突出顯示一個(gè)單詞或短語,右鍵單擊它,然后單擊菜單中的“搜索單詞/短語”。
右側(cè)將出現(xiàn)一個(gè)包含搜索結(jié)果的面板,使你可以更深入地挖掘你搜索的內(nèi)容。
學(xué)習(xí)使用格式刷
如果你想將格式從一個(gè)部分應(yīng)用到另一個(gè)部分,你不必從頭開始重新創(chuàng)建它。格式刷可以通過在需要的地方復(fù)制和粘貼來節(jié)省你很多時(shí)間。
要使用它,請(qǐng)將光標(biāo)放在要復(fù)制的格式的文本上。然后,選擇“主頁”選項(xiàng)卡,單擊功能區(qū)剪貼板組中的“格式刷”按鈕(畫筆圖標(biāo))。你會(huì)注意到,光標(biāo)旁邊將有一個(gè)畫筆圖標(biāo)。
接下來,突出顯示要應(yīng)用格式的文本,僅此而已。但是,當(dāng)你應(yīng)用格式時(shí),格式刷將處于非活動(dòng)狀態(tài)。這意味著你需要重復(fù)這些步驟才能再次復(fù)制和粘貼格式。
如果你想讓格式刷保持活動(dòng)狀態(tài),允許你將格式應(yīng)用于多個(gè)部分,雙擊“格式刷”按鈕,而不是單擊它。
啟用導(dǎo)航窗格
Microsoft Word中的導(dǎo)航窗格提供了文檔的概述。這允許你快速跳轉(zhuǎn)到各個(gè)部分并在文檔中搜索。你還可以通過將標(biāo)題拖動(dòng)到不同位置來重新組織窗格中的標(biāo)題。
要啟用導(dǎo)航窗格,請(qǐng)選擇“視圖”選項(xiàng)卡,并在功能區(qū)的“顯示”組中勾選“導(dǎo)航窗格”復(fù)選框。
導(dǎo)航窗格將出現(xiàn)在左側(cè),供你使用。
使用自動(dòng)更正創(chuàng)建自定義快捷方式
自動(dòng)更正可以在你鍵入時(shí)輕松更正大多數(shù)拼寫錯(cuò)誤的單詞。但它也可以幫助你為常用單詞、短語和符號(hào)創(chuàng)建自定義快捷方式。例如,如果你經(jīng)常使用em破折號(hào)(--),你可以這樣做,每當(dāng)你鍵入兩個(gè)連字符(--)時(shí),自動(dòng)更正都會(huì)用它替換它們。
為此,請(qǐng)前往“文件>選項(xiàng)>校對(duì)”,然后單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕。
在“自動(dòng)更正”選項(xiàng)卡中,確保選中“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”復(fù)選框。在“替換”下的文本框中,輸入要替換的單詞、短語或符號(hào)。在“與”下的文本框中,輸入替換它的快捷方式。然后,單擊“添加”按鈕將其包含在自動(dòng)更正列表中。
單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框。從現(xiàn)在開始,當(dāng)你鍵入該快捷方式時(shí),自動(dòng)更正將相應(yīng)地替換它。
安裝加載項(xiàng)
在Microsoft Word中安裝加載項(xiàng)可以添加新功能,簡(jiǎn)化工作流程或自動(dòng)化重復(fù)任務(wù)。要在Microsoft Word中安裝外接程序,請(qǐng)選擇“開始”選項(xiàng)卡,然后單擊功能區(qū)“加載項(xiàng)”組中的“加載項(xiàng)”按鈕。
在彈出窗口中搜索所需的加載項(xiàng),然后在列表中顯示時(shí)單擊其旁邊的“添加”按鈕。
如果你想探索適用于Microsoft Word的加載項(xiàng),請(qǐng)單擊彈出窗口右下角的“更多加載項(xiàng)”按鈕。這將打開商店,你可以在那里按類別或使用過濾器搜索插件。
使用實(shí)時(shí)協(xié)作
如果你想與其他人一起處理Word文檔,你不再需要向他們發(fā)送副本,并在他們編輯后手動(dòng)將更改合并到主文檔中。你可以使用OneDrive進(jìn)行實(shí)時(shí)協(xié)作(前提是每個(gè)人都有Microsoft帳戶)。如果他們沒有,他們可以在微軟網(wǎng)站上輕松創(chuàng)建一個(gè)。
首先,你需要在Word中登錄你的Microsoft帳戶。為此,請(qǐng)單擊屏幕右上角的“登錄”,然后按照提示登錄。
要將某人添加到文檔中,請(qǐng)單擊右上角的“共享”按鈕,然后在菜單中再次單擊“共享”。
選擇要將文件上載到的OneDrive帳戶,為文檔命名,然后單擊“確定”按鈕。
在對(duì)話框中,輸入合作者的電子郵件地址,然后單擊“發(fā)送”按鈕。
隨時(shí)隨地使用Word移動(dòng)應(yīng)用程序
你不再需要訪問計(jì)算機(jī)來創(chuàng)建和編輯Microsoft Word文檔。你可以在任何地方輕松下載移動(dòng)應(yīng)用程序。如果你將文檔保存在OneDrive上,則可以在應(yīng)用程序上 訪問它,你所做的更改將自動(dòng)同步,使你可以在返回桌面版本時(shí)從停止的地方繼續(xù)。
你可以分別從Google Play和app Store下載適用于Android和iOS的Microsoft Word應(yīng)用程序。
Microsoft Word還有許多節(jié)省時(shí)間的提示,我們不可能將它們?nèi)糠旁谝粋€(gè)指南中。例如,你還可以自定義快速訪問工具欄,將常用命令放在觸手可及的地方。
此外,如果你想顯著加快寫作速度,可以考慮將Copilot Pro添加到Microsoft Word中。這種人工智能可以幫助你快速編寫、重寫和總結(jié)文檔,從而顯著提高你的工作流程和生產(chǎn)力。
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