怎樣用Word美化打印Access數(shù)據(jù)表格?Word美化打印Access數(shù)據(jù)表格的教程

首要,在Access打開(kāi)源數(shù)據(jù)庫(kù),做完排序等數(shù)據(jù)處置后,在“導(dǎo)航”窗格中,挑選包括待導(dǎo)出數(shù)據(jù)的目標(biāo)。接下來(lái)依據(jù)所用Access版別不一樣,介紹后續(xù)不一樣操作。
一、Access2003表格
在“工具”菜單中,指向“Office鏈接”→“用Microsoft Office Word發(fā)布”(如圖1),系統(tǒng)將自動(dòng)生成一個(gè)Word RTF格式的文件,并自動(dòng)打開(kāi)這個(gè)文件的Word編輯窗口。
二、Access2007表格
單擊“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡,在“導(dǎo)出”組中,單擊“Word”(如圖2)。只有在數(shù)據(jù)庫(kù)打開(kāi)時(shí),才能使用“導(dǎo)出”命令。
在“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;中,指定目標(biāo)文件的名稱(chēng);如果你想在導(dǎo)出操作完成之后查看Word文檔,請(qǐng)選中“完成導(dǎo)出操作后打開(kāi)目標(biāo)文件”復(fù)選框;如果在開(kāi)始導(dǎo)出操作之前選擇了要導(dǎo)出的記錄,可以選中“僅導(dǎo)出所選記錄”復(fù)選框(如圖3)。不過(guò),如果想導(dǎo)出視圖中的所有記錄,請(qǐng)保持該復(fù)選框處于清空狀態(tài)。如果沒(méi)有選擇記錄,此復(fù)選框會(huì)顯示為不可用狀態(tài)。設(shè)置完畢,單擊“確定”按鈕。
無(wú)論是哪一個(gè)Access版本,當(dāng)同名的.rtf文件已經(jīng)存在,會(huì)彈出是否替換已有文件的對(duì)話框,提示你單擊“是”以覆蓋該文件(如圖4)。單擊“否”可更改目標(biāo)文件的名稱(chēng)。現(xiàn)在,在Word編輯窗口,就已經(jīng)是由Access數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換而成的表格了。這時(shí),你可以對(duì)這個(gè)表格的字體、邊框、底紋等進(jìn)一步進(jìn)行設(shè)置,然后在Word中打印輸出就萬(wàn)事大吉了。
三、注意事項(xiàng)
1、當(dāng)你運(yùn)用“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;導(dǎo)出對(duì)象時(shí),Access會(huì)在一個(gè)Word RTF格局文件(*.rtf)中創(chuàng)立該方針數(shù)據(jù)的副本。關(guān)于表、查詢和窗體,可見(jiàn)字段和記載在Word文檔中會(huì)顯現(xiàn)為表格。“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;始終會(huì)導(dǎo)出帶格局的數(shù)據(jù)。
2、這就意味著只要在方針或視圖中能看到的字段和記載會(huì)連同顯現(xiàn)格局設(shè)置一同導(dǎo)出。因篩選器設(shè)置而躲藏的列和記載不會(huì)被導(dǎo)出。關(guān)于報(bào)表,報(bào)表規(guī)劃也會(huì)在導(dǎo)出時(shí)被保存,以企圖使Word文檔與報(bào)表盡可能類(lèi)似。
3、Access數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)布或?qū)С鰹閃ord表格前,請(qǐng)查看源數(shù)據(jù),保證其間不包括過(guò)錯(cuò)指示符(綠色三角形)或#Num這樣的過(guò)錯(cuò)值。在將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Word之前,一定要先處理過(guò)錯(cuò)疑問(wèn),不然,你會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣的值被替換為Null值。
4、假如方針Word文檔存在并且是翻開(kāi)的,請(qǐng)?jiān)诔掷m(xù)操作之前先封閉它。不能向現(xiàn)有的Word文檔追加數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫(kù)中,假如你只想導(dǎo)出表、查詢或窗體的一部分,請(qǐng)翻開(kāi)該方針,然后只挑選需求的記載。
5、當(dāng)你從Access導(dǎo)出到Word文檔時(shí),數(shù)據(jù)始終會(huì)導(dǎo)出到一個(gè)新Word文檔中。假如你期望數(shù)據(jù)刺進(jìn)到一個(gè)現(xiàn)有的Word文檔中,則有必要將該數(shù)據(jù)從Access導(dǎo)出到一個(gè)新Word文檔,然后將數(shù)據(jù)從這個(gè)新 Word 文檔仿制并粘貼到現(xiàn)有的文檔中?;蛟S,你也能夠從Access表、查詢、窗體或報(bào)表中直接復(fù)制行,然后將它們粘貼到現(xiàn)有的文檔中。
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