準備工作：準備一份考生信息數(shù)據(jù)庫，可以是Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源，也可以像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件，都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享，避免重復勞動，提高辦公效率。例如：一個EXCEL工作薄里面包含了編號、準考證號、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個照片的路徑和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的準考證號或姓名的話，可免），假設(shè)照片放在e:\photo文件夾里，每位考生的照片文件名和準考證號相對應(yīng)（如果用姓名的話可能會碰到同名同姓的問題）。數(shù)據(jù)準備工作的正確與否，關(guān)系到以后打印出來的證件正確與否，所以必須要仔細校對正確。

　　接下來的工作就是要設(shè)計郵件合并的模板了，步驟如下：

　　1．啟動word程序，從菜單欄中選擇“工具――郵件合并”，將出現(xiàn)“郵件合并幫助器”對話框；

　　2．在“郵件合并幫助器” 對話框中的第一步“主文檔”中單擊“創(chuàng)建” 下拉按鈕，選擇“套用信函” （如果想在一張紙上打印多份的話，選擇“分類”），再在出現(xiàn)的對話框中點擊“活動窗口（A）”按鈕。

　　3．在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“獲取數(shù)據(jù)（G）”下拉按鈕，選擇“打開數(shù)據(jù)源(O)…”，在出現(xiàn)打開文件對話框中打開剛保存的Excel電子表格，點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔（M）”，這時你會發(fā)現(xiàn)在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄；

　　4．然后畫好表格填好項目，進行排版、設(shè)置紙張，再把光標置于要插入相應(yīng)項目的位置，點擊“郵件合并”工具欄的“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應(yīng)選項與Excel數(shù)據(jù)表格中的標題行是一一對應(yīng)的），然后單擊下拉菜單中的相應(yīng)選項，直至插入所有只包含文字的域。

　　5．下面是實現(xiàn)批量打印照片的關(guān)鍵一步，就是照片域的實現(xiàn)：

　　先把光標定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一個域，輸入“IncludePicture "e:\\photo\\”（不包含外側(cè)雙引號），再按Ctrl+F9插入一個域，輸入“MergeField "準考證號"”，光標定位到這個域之后輸入“.jpg"”，最后看到的　　　　結(jié)果應(yīng)該是：

　　{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "準考證號"}.jpg"}。（這一步思路很好，用“準考證號”后就省得為每個文件輸入路徑了）

　　現(xiàn)在保持光標在域中，按Shift+F9將代碼轉(zhuǎn)換為結(jié)果，也就是把圖片內(nèi)容顯示出來。這時候如果什么也沒顯示，不要慌，按個F9刷新一下域就行了。其實，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以顯示出來圖片。不過圖片大小似乎不太合適，調(diào)整一下吧。

　　6．然后單擊合并到新文檔按鈕，切換到生成的新文檔里，咦，怎么照片處什么都沒有？不會是上當了吧？
別急，保存生成文件（不用關(guān)閉文件再打開），按Ctrl+A全選，再按F9，哈哈，每位考生對應(yīng)的照片是不是全出來了。＾＿＾
不對……好像所有的圖片好像顯示的都是第一個人的照片。沒關(guān)系，全選這個Word文檔，然后按F9對所有域進行刷新。這時候圖片應(yīng)該都換成了正確的圖片，如果還沒有——也許Word有這么個BUG——那你就先把這個文檔保存下來，關(guān)閉，再打開，全選，F(xiàn)9刷新。
　　圖片刷新的問題是解決了，但是又出現(xiàn)了另一個問題，圖片大小都變成調(diào)整前的了。也就是說，我們插入INCLUDEPICTURE域之后所做的調(diào)整，全都失效。查查Word的幫助文檔，可以找到，所有域代碼都可以有一個開關(guān)，用來保存對域結(jié)果進行的格式修改： \* MERGEFORMAT（注意前面的\*是必須的，“*”后面有個空格）。所以，將上面的INCLUDEPICTURE域代碼修改為{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "準考證號"}.jpg" \* MERGEFORMAT }
在郵件合并模板中F9刷新顯示圖片，調(diào)整圖片，再合并成新文檔，刷新全部域——OK，這次全都是調(diào)整后的格式了。
實際上插入一張照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入準考證域用的是{MergeField "準考證號"}，而本文把這兩個域嵌套起來就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "準考證號"}.jpg"}從而實現(xiàn)了本文最初提出的要求――批量打印照片。
如果想打印在學籍、證件、檔案上，在準備好數(shù)據(jù)庫文件的情況下，對主文檔模板作相應(yīng)設(shè)計修改，同樣也可以實現(xiàn)，可謂一舉多得，不用再找專用軟件來批量打印照片啦。
建議使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比較煩，在這里不一一表述了。

　　附："INCLUDEPICTURE"的Word域的用法：
　　域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
　　"FileName" ：圖形文件的名稱和位置。
　　如果其中包含較長的帶空格文件名，請用引號引住。如{IncludePicture 　"D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word郵件合并實現(xiàn)批量打印帶照片證件\\郵件合并\\photo\\4220001.jpg"}
指定路徑（路徑：操作系統(tǒng)用來定位文件夾或文件的路徑，例如 C:\Manual\Art\Art 22.gif）時，請以雙反斜杠替代單反斜杠。例如：　　“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
　　IncludePicture域中的文件名路徑也可以使用相對路徑。如{IncludePicture "郵件合并\\photo\\4220001.jpg"}，文件保存后則會從文檔所在的文件夾下去找對應(yīng)文件。用相對路徑的好處是只要把包含word模板文件、數(shù)據(jù)庫文件和照片文件夾放在一個文件夾內(nèi)，那么拷貝到其他任何一臺安裝有office軟件的電腦上都可以合并打印了。
Switches 開關(guān)，如下：
　　\c 　　Converter 指定要使用的圖形篩選。圖形篩選的文件名不帶有 .flt 擴展名，例如，輸入 picture 表示篩選文件 Picture.flt。
　　\d　　圖形數(shù)據(jù)不隨文檔保存以減小文件長度。
　　\* MERGEFORMAT　　注意前面的\*是必須的，“*”后面有個空格，所有域代碼都有這個開關(guān)，用來保存對域結(jié)果進行的格式修改。

　　注意事項：

　　1．插入域的時候，包含域代碼的那一對大括號并不是手工輸入的。應(yīng)該使用Ctrl+F9來插入域（此時會自動插入表示域的那一對大括號），并在其中填寫域代碼。
　　2．特別注意，引號內(nèi)的文件名一定不能寫錯甚至多加一個空格也不行，否則Word將找不到圖片文件，只會出現(xiàn)一個紅叉。比如不能寫成：
{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "準考證號"}.jpg"}，因為e：前多加了空格。
　　3．最后還有一點不得不說明，圖片只有在應(yīng)用“嵌入型”版式的時候才可以用于郵件合并。如果選成其它格式，雖然定位方便了，但是郵件合并的時候會不認它。如果確實需要靈活的定位，可以考慮插入一個文本框，去掉邊框等屬性，并在這個文本框里插入INCLUDEPICTURE域代碼，調(diào)文本框的位置即可