我們從網(wǎng)上復制粘貼下的文章中一般會有很多空格和空段，這給接下來的排版工作帶來了麻煩，而如果是純中文的文檔，使用“替換”功能，一步就能實現(xiàn)將所有空格刪除。單擊“編輯”→“替換”或按Ctrl＋H快捷鍵打開“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡，在“查找內(nèi)容”框中輸入入一個空格，“替換為”框中什么也不填，最后單擊“全部替換”按鈕，Word就能自動查找文檔中所有的空格，并將它們統(tǒng)統(tǒng)刪除。
　　但如果是中英文混排的文檔，刪除空格就比較麻煩了，因為英文單詞之間的空格是不能刪除的，而中文與英文、中文與中文之間的空格又必須刪除，這需要我們靈活運用Word的替換功能了。
　　1、單擊“編輯”→“替換”打開“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡，單擊“高級”按鈕后在“高級”選項列表中勾選上“使用通配符”項，然后在“查找內(nèi)容”框中輸入“[a-zA-Z]{1,33} {1,33}”（ [a-zA-Z]意思是在指定大小寫字母范圍內(nèi)任意單個字符，但注意必須用升序來表示該范圍。{1,33}意思是1到33個前一個字符或表達式，這里的33是隨意指定的，因為英文單詞中有的字母有重復，而有的文檔中還有多個連續(xù)的空格，為了保證夠用所以指定了一個大數(shù)33。），在“替換為”框中輸入“^&”（^&表示查找內(nèi)容框中的內(nèi)容）。
　　再把光標定位在“替換為”框中，單擊“格式”按鈕打開格式列表，并單擊列表中的“字體”命令打開“替換字體”對話框，在“字體”選項卡里將字體顏色設置為“紅色”后點“確定”，返回到“查找和替換”對話框中單擊“全部替換”按鈕，就可以看到凡是英文單詞有空格的地方，空格前面的單詞都變成紅色了，因為這些紅色單詞后面的空格是不能刪除的。（如圖1）
圖1 Word查找和替換
　　2、再次打開“查找和替換”對話框中的“查找”選項卡，在“查找內(nèi)容”中錄入“^?”（^?代表不使用通配符時的任意字符。），并勾選“突出顯示所有在該范圍找到的項目”，再單擊“格式”按鈕并單擊格式列表中的“字體”命令打開“查找字體”對話框，在“字體”選項卡里將字體顏色設置為“自動”后點“確定”，返回到“查找和替換”對話框中后單擊“查找全部”按鈕，就會將除了紅色文字及其后面的空格之外的其他內(nèi)容全部選中，這就為下一步替換空格劃定好了范圍。
　　3、單擊“編輯”→“替換”再次打開“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡，在“查找內(nèi)容”框中輸入一個空格，“替換為”框中什么也不填。然后將光標分別定位在“查找內(nèi)容”和“替換為”錄入框中，單擊“不限定格式”按鈕取消先前設置的格式限定。最后單擊“全部替換”按鈕，但注意：在彈出一個對話框，提示“是否繼續(xù)搜索文檔其余部分”時一定要單擊“否”，否則會把英文單詞中的空格也替換掉。這樣文檔中多余的空格就都被刪除了。（如圖3）

圖3 搜索替換空格
　　4、最后按下Ctrl＋A快捷鍵選中全部文檔，將文檔內(nèi)容統(tǒng)一設置—下字體顏色就行了。

最新評論