很多企業(yè)的成本管理很細(xì)致，可復(fù)印機(jī)、打印機(jī)的管理和成本細(xì)分卻是筆糊涂賬。不能細(xì)分到部門甚至是個人。有些單位雖然使用了打印監(jiān)控軟件，管理的僅僅是打印部分，但沒有對復(fù)印部分進(jìn)行有效管理，管理并不完整。

1、目前復(fù)印機(jī)管理采用的方法大約有以下5種：

一、設(shè)立復(fù)印登記制度，復(fù)印進(jìn)行記錄。看起來很正規(guī)，可問題是：

月底誰來統(tǒng)計每個人的使用量，尤其是一個單位有多臺復(fù)印機(jī)在不同位置，有多個登記本的時候，誰來合計？沒人管的記錄，還不如不要浪費(fèi)那個登記本。

二、每個使用者設(shè)一個密碼，問題是：

 1、使用者多的時候，設(shè)置密碼不方便。（設(shè)置后要記錄，然后再分配給每位使用者？）

 2、變更密碼不方便。使用者忘記密碼、或離職、或新員工入職時，如何解決密碼的設(shè)置？（是服務(wù)商還是公司的復(fù)印機(jī)管理者來操作？）

 3、打印統(tǒng)計不方便。另外每臺電腦都要設(shè)置密碼打印，更換電腦時，會產(chǎn)生設(shè)置的問題。

 4、復(fù)印統(tǒng)計不方便。統(tǒng)計復(fù)印時，要到復(fù)印機(jī)那里一個賬戶一個賬戶地查看，公司復(fù)印機(jī)多或使用者人數(shù)多的時候，統(tǒng)計是個大麻煩。

三、每個部門設(shè)一個密碼，問題是：

  1、使用量、使用權(quán)限無法細(xì)分到個人。

  2、一個員工調(diào)換部門，部門密碼就需要變更。

  3、部門密碼就真的保密嗎？

四、控制空白復(fù)印紙，問題是：

  1、紙是領(lǐng)走了，但打印了什么文件、是否使用了彩色，單位并不知道。

 2、每次復(fù)印要自己放紙，一天到晚就聽拉推復(fù)印機(jī)紙盒的聲音了，復(fù)印機(jī)紙盒也容易損壞。

 3、最重要的是為了節(jié)省辦公，如果花在領(lǐng)紙、管紙上的時間成本、人工成本并不是小數(shù)的話，或許不去管還更省錢。

五、專人管復(fù)印機(jī)，問題是：

  1、一年的人工成本多少？

  2、管理員離開位置，復(fù)印機(jī)無法管理或無法使用。

上述5種方法都不理想，其實(shí)解決復(fù)印打印統(tǒng)計，并控制使用成本并不復(fù)雜，最好的解決方案是：使用復(fù)印打印管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)單位所有的復(fù)印機(jī)和打印機(jī)自動管理和統(tǒng)計。

復(fù)印、打印、掃描自動管理的好處是：

一、節(jié)省費(fèi)用：每個人彩色與黑白、復(fù)印與打印的使用權(quán)限可根據(jù)需要個性化配置，比如禁止彩色復(fù)印或彩色打印的權(quán)限，或限制印量等。刷卡才能打印出來，避免了打印出文件沒人取或亂取的浪費(fèi)，彩色打印還可以強(qiáng)制用黑白輸出。

二、漫游打印：不裝刷卡的話，發(fā)出打印命令后如果復(fù)印機(jī)/打印機(jī)正在使用，要等用完才能輸出打印件，去取打印件時，如果發(fā)現(xiàn)復(fù)印機(jī)/打印機(jī)故障而換設(shè)備打印，容易出現(xiàn)原設(shè)備故障排除后，發(fā)生重復(fù)打印的問題。裝了刷卡后，可到其它復(fù)印機(jī)/打印機(jī)（包括不同品牌）刷卡輸出，重新打印的麻煩和重復(fù)打印的問題，都不會發(fā)生。

三、保密打印：打印件刷卡才輸出，輸出時間可自由掌握，避免輸出的文件遺留在打印設(shè)備上，造成的泄密。

四、掃描便捷又安全：復(fù)印機(jī)使用刷卡掃描到郵箱時，不用再在復(fù)印機(jī)上給每個人設(shè)置一個郵箱了，刷卡掃描可自動將掃描件發(fā)到軟件使用者帳戶里預(yù)先設(shè)定好的1個或N個郵箱，既解決了掃描到共享文件夾時信息不安全的問題，又解決了傳統(tǒng)掃描到郵箱時，要在每臺復(fù)印機(jī)給每個人設(shè)置郵箱的麻煩，和設(shè)置復(fù)雜的問題，以及更換復(fù)印機(jī)要重新設(shè)置郵箱的問題。（傳統(tǒng)掃描到郵箱，人數(shù)多的時候、員工入職/離職的時候，設(shè)置或刪除郵箱的工作是不是很繁瑣？供應(yīng)商是不是怕麻煩，而沒有采用比掃描到共享文件夾安全的掃描到郵箱方式？或者沒有全部設(shè)置掃描到郵箱？甚至沒有介紹出租的復(fù)印機(jī)可以掃描？甚至說出租的復(fù)印機(jī)不能掃描？）

五、自動統(tǒng)計：通過刷卡復(fù)印、刷卡打印，每個人在不同品牌型號復(fù)印機(jī)、打印機(jī)上的使用量，都自動統(tǒng)計到系統(tǒng)后臺的賬戶，一張都跑不了，可以方便地按部門印量、個人印量、月印量、彩色印量、最大用量等條件進(jìn)行統(tǒng)計，成本的細(xì)分不僅能到部門，還能精確到個人。

六、統(tǒng)計準(zhǔn)確：使用量以系統(tǒng)管理后臺的記錄為準(zhǔn)（掌握在用戶手里），而不是以復(fù)印機(jī)的計數(shù)器為準(zhǔn)（掌握在服務(wù)商手里），徹底解決租賃或全包服務(wù)中，不良供應(yīng)商虛增使用量（調(diào)高計數(shù)器）的問題。

七、內(nèi)容監(jiān)控：可監(jiān)控打印的文件名，甚至打印內(nèi)容、復(fù)印內(nèi)容，有效控制私用。

八、防網(wǎng)絡(luò)阻塞：打印采用網(wǎng)絡(luò)共享方式，打印數(shù)據(jù)先傳到服務(wù)器上，刷卡時才傳到打印機(jī)，不像網(wǎng)絡(luò)打印，打印數(shù)據(jù)直接傳到打印機(jī)上，在打印量大，或瞬間打印量大時，可能會阻塞網(wǎng)絡(luò)。

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