用Excel管理考勤的方法

發(fā)布時(shí)間：2010-02-07 16:06:20 作者：佚名

辦公室的內(nèi)勤工作是公司里面上下聯(lián)系的樞紐，每天會(huì)同一大堆瑣碎事務(wù)打交道。比如同事出差的機(jī)票和酒店預(yù)訂、參與制度的制定、負(fù)責(zé)辦公用品的采購和預(yù)算、員工考勤的統(tǒng)計(jì)、會(huì)議安排以及車輛安排等等。

因?yàn)橐芾砗芏喾矫娴氖聞?wù)，所以對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大的Excel是必須掌握的，起碼要熟悉Excel的一些求和、求平均值等公式。隨著工作的開展，要管理的數(shù)據(jù)量增加，為了避免出錯(cuò)，這個(gè)時(shí)候就要學(xué)會(huì)使用一些復(fù)雜的公式幫助自己的工作了。

　　在這么多的工作中，最讓人頭疼的可能就是員工的考勤工作，因?yàn)檫@是關(guān)系到大家的工資收入的問題。要是一不小心搞錯(cuò)了，導(dǎo)致同事扣錢那罪過就大了。所以，我對(duì)這塊工作異常仔細(xì)，終于摸索出一個(gè)用Excel管理考勤的方法，用這個(gè)方法不但減少了工作量，而且不會(huì)出錯(cuò)，讓工作更輕松。

　　做好考勤數(shù)據(jù)整理繁雜無章變條理有序

　　考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人員名單、考勤登記符號(hào)等資料，而且為了便于每月月末制作工資表，還需要整理每個(gè)員工與工資表相關(guān)資料，如崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、保險(xiǎn)金等等。日常工作中將這些資料及時(shí)輸入Excel是非常必要的。

　　啟動(dòng)Excel2003，新建一個(gè)工作簿，將其命名，如“海澤科技有限公司考勤管理明細(xì)表”，在其中新建一個(gè)工作表，命名為“基礎(chǔ)資料”，在此表中輸入公司員工名單、員工名單、崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、保險(xiǎn)金、考勤年份、考勤月份、考勤符號(hào)以及考勤符號(hào)說明等內(nèi)容。所謂考勤符號(hào)，就是在每日登記考勤時(shí)我們所使用的記號(hào)，如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等，考勤符號(hào)可以根據(jù)自己公司的使用習(xí)慣而定，既可以使用文字，也可以使用圖形符號(hào)，而考勤符號(hào)說明則是為了方便考勤人識(shí)別，防止出錯(cuò)(圖1)。

職場(chǎng)軟件應(yīng)用：Excel妙招幫助高效考勤

　　為了便于以后考勤工作引用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)該將一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域予以定義名稱，執(zhí)行“插入→名稱→定義”菜單命令，在彈出的“定義名稱”對(duì)話框中，添加4個(gè)新名稱，其分別為：?jiǎn)T工名單，其引用位置為“=基本資料!$A$3:$A$22”;年份，其引用位置為“=基本資料!$E$3:$E$7”;月份，其引用位置為“=基本資料!$F$4:$F$15”;出勤，其引用位置為“=基本資料!$G$3:$G$8”。