第四章 WPS表格文字編輯(二)
　　通過前面的介紹，我們應(yīng)當(dāng)能做出一個漂亮的wps表格文件了，但wps表格的強大功能遠未表現(xiàn)出來，下面我們再介紹一下wps表格的強大的編輯功能。
　　一、wps表格文件的保存
　　當(dāng)我們打開wps表格后，默認的新建了一個wps表格文件，該文件的名稱叫做“book1.et”,如果我們再建立一個，那么第2個的名稱默認為“book2.et”,我們可以根據(jù)自己的需要給新建的wps表格文件起個名字，如“0801考試名單”等自己容易記住的名稱。另起文件名的方法很簡單，點擊菜單 文件―>另存為 就行了。具體過程略。
　　二、wps表格多文檔間的切換
　　Wps表格能打開多個wps表格文檔，打開后，這些wps表格文檔名稱都顯示在表格上面部，如圖4-1-1所示。
　　較長4-1-1
　　當(dāng)我們需要操作“0801考試名單.et”時，我們點擊上圖中第1個標(biāo)簽，當(dāng)我們需要編輯“餐廳固定資產(chǎn)表.xls”時，我們點擊第2個標(biāo)簽。
　　如果大家不習(xí)慣這種切換方式的話，還可以采用任務(wù)欄式的切換方法。
　　操作方法：點擊菜單 視圖―>文檔切換方式―> 任務(wù)欄 ，那么打開的各個文檔都顯示在任務(wù)欄上，如圖4-1-2所示。
　　圖4-1-2
　　如果想換回文檔標(biāo)簽的切換方式，點擊菜單 視圖―>文檔切換方式―> 文檔標(biāo)簽 即可換回。
　　注：采用文檔標(biāo)簽方式的切換方式，是wps office 2007的一大特色，我們可以通過它方便的進行文檔間的切換。
　　三、工作表的編輯
　　1. 添加工作表
　　在前面，我們提到過，一個wps表格文件相當(dāng)于一個賬本，這個賬本有64頁，wps表格文件創(chuàng)建時默認的是有3頁，在實際應(yīng)用中，如果覺得3頁不夠，我們還可以再根據(jù)需要添加，點擊菜單 插入―>工作表，打開插入工作表對話框，界面如圖4-3-1所示。
　　圖4-3-1
　　輸入要插入的數(shù)目，然后點擊確定即可。如下圖所示，我們新插入了1個工作表。
　　圖4-3-2
　　通過以上方法，我們可以插入很多個工作表，最多是64個。
　　2. 修改工作表的名稱
　　工作表的默認名稱是sheet1,sheet2,sheet3.... 。 如果覺得這個名稱不好，我們可以給它另起一個。右擊要重命名的工作表的標(biāo)簽(如sheet1這幾個字母處)，從彈出菜單中選擇“重命名”，如圖4-3-3所示。
　　圖4-3-3
　　當(dāng)我們點擊 “重命名”后，sheet1 這幾個字母變?yōu)榭尚薷牡?，我們輸入自己喜歡的名稱即可，如“成績表”，此處的重命名與windows中文件的重命名相似。修改的如圖4-3-4所示。
　　圖4-3-4
　　3. 移動工作表的位置
　　與移動紙牌游戲中的紙牌一樣，點擊要移動位置的工作表的標(biāo)簽，點擊后按下鼠標(biāo)左鍵別松手，左右移動即可，該頁隨著鼠標(biāo)的移動而移動。
　　4. 刪除工作表
　　右擊要刪除的工作表，從彈出菜單中選擇“刪除”即可。
　　5. 工作表顏色
　　從右擊彈出的菜單中選擇“工作表標(biāo)簽顏色”項，我們可以很方便的設(shè)置工作表標(biāo)簽的顏色。具體過程略。
　　四、查找與替換
　　查找替換是一個很常用的功能。在表格中的數(shù)據(jù)特別多時，我們需要查找某條內(nèi)容，如果用肉眼一行挨一行的看是很費力氣的，此時我們可以用查找功能來實現(xiàn)。
　　假如我們要查找“鮑瑞”，點擊菜單 編輯―>查找 ，打開查找對話框，界面如圖4-4-1所示。
　　圖4-4-1
　　在查找內(nèi)容欄中輸入“鮑瑞”，然后點擊按鈕 查找下一個 ，即可查找到鮑瑞的內(nèi)容，如果表格中有多個鮑瑞，那么我們再次點擊 查找下一個 即可。
　　查找到后的界面如圖4-4-2所示。
　　圖4-4-2
　　替換的功能是不但要找到查找的內(nèi)容，而且還要將其替換為其它內(nèi)容。例如上例中，我們不但要找到鮑瑞，而且要將鮑瑞更改為“牛璐璐”，我們可以進行以下操作。
　　點擊菜單 編輯―>替換，打開查找與替換對話框，在查找內(nèi)容中輸入中“鮑瑞”，在替換為中輸入“牛璐璐”，如圖4-4-3所示。
　　圖4-4-3
　　然后點擊 查找下一個 按鈕，那么表格中的光標(biāo)將移動到“鮑瑞”所在的單元格中，點擊 替換 按鈕，那么“鮑瑞”將被“牛璐璐”替換掉。如果表格文件中有多個“鮑瑞”，并且想將他們?nèi)坑?“牛璐璐” 替換掉，那就干脆點擊 全部替換 按鈕，一下子就全部替換完成。
　　另外，查找和替換對話框中都有個 選項 按鈕，這里面可以進行更復(fù)雜的設(shè)置，讀者可以試一下。
　　五、數(shù)據(jù)的填充
　　1. 相同數(shù)據(jù)的填充
　　在錄入數(shù)據(jù)時，往往有很多數(shù)據(jù)是相同的，如圖4-5-1中的 年級 。
　　圖4-5-1
　　對于相同的內(nèi)容，在wps表格中有一個簡單的快速的錄入方法。
　　具體方法：
　　先在A3中輸入“六年級”這3個字，輸入完后，A3格如圖4-5-2所示。
　　圖4-5-2
　　請讀者仔細看一下，圖中單元格的右下角，有一個小黑色方框，已用 紅圈 標(biāo)出。這個小黑框叫什么 填充柄 ，
　　當(dāng)鼠標(biāo)移到填充柄上時，鼠標(biāo)變成黑色的“+”型，表示可以填充數(shù)據(jù)了。此時，按下鼠標(biāo)的左鍵，別松下，向下移動鼠標(biāo)，我們可以看到，鼠標(biāo)向下經(jīng)過的單元格中，都自動填充了“六年級”這3個字。填充完后的效果與圖4-5-1相似。
　　除了能向下填充外，還可以向上，向左，向右填充，填充方法與向下類似。
　　另外，除了填充1個單元格外，還可以將多個單元格中的數(shù)據(jù)進行填充。見圖4-5-3。
　　圖4-5-3
　　通過以上方法，我們可以快速地錄入大量的相同內(nèi)容。
　　2. 等差序列的填充
　　(1) 在wps表格中，內(nèi)置了大量序列(如“1、2……”、“1日、2日……”等)，我們只需輸入序列的前1，2個數(shù)據(jù)，其它內(nèi)容可以通過 填充柄 來快速的填充，如圖4-5-4。
　　圖4-5-4
　　圖中黃色區(qū)域為原始數(shù)據(jù)，下面的淺青色區(qū)域是通過填充柄填充生成的。
　　(2)其實，我們不僅可以實現(xiàn)序列的遞增式填充，還可以實現(xiàn)遞減式填充。遞減式填充的方法也很簡單，填充時，鼠標(biāo)向左或向上移動，即可實現(xiàn)遞減填充。如圖4-5-5所示。
　　圖4-5-5
　　圖中的黃色區(qū)域為原始數(shù)據(jù)，淺青色區(qū)域為填充數(shù)據(jù)。
　　通過上例，我們可以知道，只要原始內(nèi)容中包括數(shù)字，那么我們就可以實現(xiàn)序列的遞增或遞減式填充。
　　(3)差值不為1的序列的輸入方法
　　圖4-5-6
　　圖中黃色區(qū)域為原始數(shù)據(jù)，選中原始數(shù)據(jù)后，通過填充柄向下拉，自動生成藍色區(qū)域中的數(shù)據(jù)。這里面的規(guī)律請讀者自已總結(jié)。
　　(4)自定義序列
　　通過前面的例子，有的讀者可能看到除了帶有數(shù)字的序列外，還有“星期一、星期二・・・・・・”那么還有沒有其它的序列，這些序列我如何全部知道，我如何自定義我自己的序列?
　　答案是肯定的，wps表格中當(dāng)然還有其它的序列，點擊菜單 工具―>選項，從彈出的選項對話框中選擇 自定義序列 頁，界面如圖4-5-7所示。
　　圖4-5-7
　　從圖中，我們可以看到wps表格中有好多個序列，如“一月、二月・・・・・・”等。知道這些序列后，以后我們便可以填充它們了。
　　下面，我們自己添加一個新的序列“趙、錢、孫、李、周、吳、鄭、王・・・・・・”。
　　第一步：點擊 新序列 項。點擊后，右側(cè)的 輸入序列 變?yōu)榭捎谩?br />　　第二步：輸入序列內(nèi)容。注意不要輸入到一行內(nèi)。界面如圖4-5-8所示。
　　第三步：點擊 添加 按鈕。
　　通過以上步驟，我們已經(jīng)添加了一個新的序列。添加好后，我們便可以試一下了。如圖4-5-9所示。
圖4-5-8
圖4-5-9
　　實例與技巧：用wps表格進行新生分班
　　假如有200新生，分成4個教學(xué)班，分別是一班、二班、三班、四班。分班要求是先將學(xué)生按總成績排隊，然后分成4平班，即第1、2、3、4名同學(xué)依次分到一班、二班、三班、四班，第5、6、7、8 名同學(xué)依次分到四班、三班、二班、一班，第9、10、11、12名同學(xué)再次分到一班、二班、三班、四班，依此類推。對于此項工作，我們用wps表格可以輕松地完成。
　　第一步：先將學(xué)生按考試成績從高分到低分排隊。(假設(shè)這項操作讀者已會，具體如何排隊，我們以后還要再介紹。)
　　第二步：輸入班，在班中依次輸入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”，如圖4-5-10所示。
圖4-5-10
圖4-5-11
　　第三步：選中C2：C9，即選中“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”。如圖4-5-11。然后向下拖動鼠標(biāo)。那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”將向下填充。結(jié)果如圖4-5-12所示。
　　第四步：將表格內(nèi)容按班排序。(假設(shè)此項功能大家已會，我們將在以后介紹。)然后打印輸出。至此學(xué)生分班已完成。
　　說明：
　　1. 分班的關(guān)鍵在于分成4平班，此過程中已分成4平分。
　　2. 如果要求各班男女比例相等。那么可以將男同學(xué)與女同學(xué)分成2個表，然后分別分班即可。對于更復(fù)雜的條件請讀者自己想辦法。
　　圖4-5-12
　　3. 單元格內(nèi)容的刪除
　　選中要刪除的單元格，然后點擊菜單 編輯―>刪除 ，那么彈出 刪除 對話框，如圖4-6-1所示。
　　圖4-6-1
　　刪除對話框中有4個選項，其中的前兩項用的較多，具體選擇哪一個還請讀者自已根據(jù)實際情況決定。
　　4. 單元格的清除操作
　　我們平時刪除單元格中的內(nèi)容，往往愛按下 “Del”鍵，按下此鍵是可以刪除單元格中的內(nèi)容，但我們再往此單元格中輸入內(nèi)容時，新輸入的內(nèi)容仍采用以前所設(shè)置的格式，如字體、字號、顏色等。如下表所示。
原格式
用“Del”刪除了B2單元格
新內(nèi)容，仍采用原格式
　　那么如何能連同格式也刪除掉呢?方法很簡單。
　　選中要刪除內(nèi)容的單元格，然后點擊菜單 編輯―>清除，清除菜單有4個子菜單，分別是 全部、格式、內(nèi)容、批注。
　　內(nèi)容 子菜單，那么刪除的僅是單元格的內(nèi)容，其格式仍然保存。Del鍵的功能與此相同。
　　格式 子菜單，僅清除格式，清除后，文字內(nèi)容仍然保存，但字體、字號、顏色等將采用默認值。如圖4-7-4所示。
　　圖4-7-4
　　批注 子菜單，刪除批注。
　　全部 子菜單，包括以上3個功能。
　　5. 單元格的格式
　　單元格格式的內(nèi)容很多，也很重要，它不僅影響到版面是否美觀，有時還會影響到文字的錄入。前面我們已經(jīng)介紹了一部分功能，下面我們再介紹一下其它常用的功能。點擊菜單 格式 ―> 單元格，打開單元格格式對話框，該對話框中有6頁，我們先看其中的第1頁--數(shù)字。
　　(1)數(shù)字頁
　　此頁可以設(shè)置單元格中數(shù)字的格式。界面如圖4-8-1所示。
　　圖4-8-1
　　常規(guī)：即單元格格式不包括任何特定的數(shù)字格式。
　　我們錄入的內(nèi)容，如果不加特殊指定，即是這種格式。
　　數(shù)值：用于數(shù)字的表示。[技巧：圖中紅圈中內(nèi)容，選中B3后，B3的內(nèi)容將作為示例。]
　　圖4-1-2
　　在數(shù)值項中，我們可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)，可以決定是否使用千分位分隔符，可以設(shè)置負數(shù)的顯示方式。見圖4-8-3。
　　圖4-8-3
　　貨幣：用于表示一般的貨幣數(shù)值，除了具體數(shù)值格式的屬性外，還可以在數(shù)值前面加上貨幣符號。見圖4-8-4。
　　圖4-8-4
　　會計專用：類似于貨幣，但少了負數(shù)的顯示格式。
　　日期：可以將日期與時間類的數(shù)據(jù)顯示為日期值。
　　例如：2008年1月24日，可以顯示為2008-01-24，還可以顯示為24-01-2008等，具體顯示為哪一種，我們可以在日期類型中進行設(shè)置。
　　日期的類型有多種，見圖4-8-5。
　　圖4-8-5
　　顯示效果，見圖4-8-6。
　　圖4-8-6
　　時間：類似于日期。
　　百分比：設(shè)置此格式后，數(shù)值將變?yōu)榘俜直雀袷?，?.8 變?yōu)?0%，1.5變?yōu)?50% 。另外，我們還可以設(shè)置小數(shù)位數(shù)。
　　圖4-8-7
　　如圖4-8-7中，A1與B1的值是相同的，但A1是常規(guī)格式，B1為百分比格式。
　　分?jǐn)?shù)：將數(shù)值以分?jǐn)?shù)形式顯示出來。見圖4-8-8。
　　圖4-8-8
　　科學(xué)記數(shù)：數(shù)據(jù)將以科學(xué)記數(shù)法的形式顯示出來。見圖4-8-9。
　　圖4-8-9
　　特殊：也就是特殊的格式了，這也是wps表格所特有的，適合中國人辦公的地方。具體效果見圖4-8-10。
　　圖4-8-10
　　6. 單元格中文字的換行與字體填充
　　在單元格格式對話框的對齊頁，有 自動換行 與縮小字體填充 兩個選項。
　　選中這兩項可以實現(xiàn)特殊效果。
　　選中自動換行后，可以在一個單元格中實現(xiàn)多行顯示。
　　選中縮小字體填充后，可以將文字字體縮小，使其正好填充在單元格中。
　　圖4-9-1
　　圖4-9-2
　　實例練習(xí)：制作帶斜線的表頭
　　帶斜線的表頭，在實際制表中經(jīng)常出現(xiàn)，見下圖4-9-3，在wps文字2007中是可以輕松的制作出來的，其實在wps表格2007中也是可以很容易的制作出來的。
　　圖4-9-3
　　制作過程見下圖4-9-4。
　　圖4-9-4
　　第1步：輸入內(nèi)容。
　　第2步：在前面加入適當(dāng)?shù)目崭瘛?br />　　第3步：將該單元格設(shè)置為自動換行。
　　第4步：調(diào)整單元格的寬度，使用其出現(xiàn)圖4-9-4中第4步的效果。
　　第5步：加入斜線。點擊菜單 格式―>單元格，選中邊框頁，加入斜線。
　　7. 設(shè)置單元格中文字的方向
　　在wps表格中，文字除了可以橫排外，還可以豎排顯示，甚至可以傾斜任意角度。見圖4-10-1。
　　圖4-10-1
　　它的實現(xiàn)方法很簡單，在單元格格式對話框的對齊頁，有 文字方向 選項。設(shè)置很簡單，讀者一試便知。具體過程略。
　　8. 單元格的底紋圖案
　　單元格中除了可以設(shè)置顏色外，還可以設(shè)置圖案，在單元格格式對話框中，選擇 圖案 頁即可以設(shè)置圖案，見圖4-11-1所示。
　　圖 4-11-1
　　具體過程略。

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