在實際工作中，很多EXCEL用戶對于表，特別是同工作簿中多個相互聯(lián)系的工作表，在設計上欠缺思路。

最常見的問題是：將基礎資料與流水記錄放在一起、將數(shù)據(jù)記錄過程與需要的結(jié)果放在一起，等等。

這樣的表給工作帶來相當大的麻煩：數(shù)據(jù)錄入費時、EXCEL的圖表功能不能使用、容易出錯。

平時的與“表哥表妹”交流中，經(jīng)?？吹缴鲜龅谋碓O計。

那么怎樣設計EXCEL表，以及組織各工作表之間的關系呢？請看小編對下圖的拆分，重設計，組織一個新的鞋店進銷存臺賬。

excel2003分析工具庫 綠色版

• 類型：文本文字
• 大?。?/span>1.72MB
• 語言：簡體中文
• 時間：2012-06-07

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方法/步驟1

1、原表分析：

1 此表原來采用擺火柴棍的方法記帳。即：某貨號進貨或銷售后，通過在碼數(shù)中，增加或清除該鞋碼的一個數(shù)（這個數(shù)是表示鞋碼的，一般規(guī)律是5至9表示35至39碼，0至4表示40-44碼）。

2 進貨或銷售某貨號、某鞋碼時的記帳方法：通過篩選貨號（貨號有2000多個），在對應的碼數(shù)中，增加或清除該鞋碼的一個數(shù)。

3 進貨記帳規(guī)則示例：如本例C6中，現(xiàn)在是一個9，表示庫存一雙39碼的鞋子（對應的G6中你可以看到“余存”是1）；如果現(xiàn)在它再進貨3雙，那么會在碼數(shù)中增加3個9，變成9999（表示4庫存4雙39碼）。

4 銷售記帳操作示例：如本例C6中，現(xiàn)在是一個9，表示庫存一雙39碼的鞋子（對應的G6中你可以看到“余存”是1）；如果現(xiàn)在銷售了，庫存沒有了，那么會在碼數(shù)中清除那個9，變成空單元格。

2、從上面原表設計者使用的情況來自看，幾乎是不用任何函數(shù)和公式的。

可以猜測得到，這個表的最初設計者，還沒有了解EXCEL的真正用途，和EXCEL的函數(shù)公式。

當然對于EXCEL表設計，比這更高一個層面，就更不可能掌握了。

方法/步驟2

1、那么，較好較為規(guī)范的臺賬表應該怎樣設計呢？

小編在實踐工作和與大量的表哥表妹的接觸中，體會到幾個要點：

2、要點1：基礎資料與流水記錄分開，便于基礎數(shù)據(jù)的維護。

比如新貨號、新物料、新產(chǎn)品資料的增加；長期不用的舊貨號的刪除；以及對基礎資料進行備注說明。這些基礎資料的維護工作，都是不方便在流水記錄表中進行的。

下圖左邊部份，是小編對上圖“原表”進行處理后，整理出來具有唯一值屬性的“鞋店基礎資料表”。

3、要點2：

期初數(shù)據(jù)單獨存放，這樣有利于期初數(shù)據(jù)的管理（包括核對）。

4、要點3：進貨業(yè)務單獨記錄流水帳。便于利用EXCEL的數(shù)據(jù)圖表功能，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。

當然，對于企業(yè)倉庫入庫業(yè)務，情同此理哦。

基礎資料表中的貨號與進貨表中的貨號，形成一結(jié)多的關系。（利用這種關系，快速錄入帶有效性的數(shù)據(jù)的方法，小編將在隨后進行介紹）

5、要點4：銷售業(yè)務單獨記錄流水帳。便于利用EXCEL的數(shù)據(jù)圖表功能，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。

當然，對于企業(yè)倉庫出庫業(yè)務，也一樣處理哦。

基礎資料表中的貨號與銷售表中的貨號，形成一結(jié)多的關系。（利用這種關系，快速錄入帶有效性的數(shù)據(jù)的方法，小編將在隨后進行介紹）

6、要點5：進銷存用單獨的表，對上述月初、進貨、銷售表中，對應月份、日期、貨號進行匯總計算。

只需要一個SUMIFS就夠了。

如果你不會函數(shù)，EXCEL的數(shù)據(jù)透視表也很方便快捷讓你完成數(shù)據(jù)匯總的。

下圖左邊根據(jù)O表中的月份，A列中的貨號（帶鞋碼，將原表中貨號與碼數(shù)等鞋子的基礎資料重新整理成唯一的貨號）分別計算進貨表中的進貨數(shù)量、銷售表中的銷售數(shù)據(jù)。

像這樣的工作簿結(jié)構(gòu)設計，你是否認為比較科學合理呢？

7、不信？試試用上面“原表”中的數(shù)據(jù)表做個圖表，能做得出來嗎？不能吧！

看下面重新設計表結(jié)構(gòu)之后，圖表功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總、分析，多好用?。?/p>

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