Excel怎么制作計(jì)算年休假統(tǒng)計(jì)表格?

關(guān)于單位年休假的統(tǒng)計(jì),其實(shí)是個(gè)很復(fù)雜的活兒,因?yàn)閼?yīng)休天數(shù)和每個(gè)人的工齡有關(guān),再加上有些同志喜歡把年休假分開來過,以至于會(huì)出現(xiàn)到年底究竟休多少天他本人也鬧不清了。為了避免此種情況的發(fā)生,單位負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的同志一定要提前準(zhǔn)備,及時(shí)掌握和統(tǒng)計(jì)所有人的年休假情況,確保每個(gè)人的利益不受損失。
下面,愚人我就結(jié)合自己的工作實(shí)際,談一下如何利用Excel輕松應(yīng)對(duì)復(fù)雜的年休假統(tǒng)計(jì)問題。
1、工齡與年休假天數(shù)的關(guān)系。
工作滿1年不滿10年的,應(yīng)休5天;滿10年不滿20年的,應(yīng)休10天;滿20年以上的,休15天。所以說,如果想干好此項(xiàng)工作,一定要掌握所有同志的確切的參加工作時(shí)間,這是前提。
2、利用函數(shù),自動(dòng)區(qū)分工齡對(duì)應(yīng)的休假天數(shù)。
以今年2015年來算,參工時(shí)間在1995年之前的,都應(yīng)該休15天;參工時(shí)間在2005以來的,只能休5天;參工時(shí)間在中間一段的,可以休10天。只要能找到1995和2005這兩個(gè)點(diǎn),就可以很好地進(jìn)行區(qū)分。
那么對(duì)應(yīng)在Excel中,就需要利用IF函數(shù)了。首先把光標(biāo)定位在空白單元格里,然后點(diǎn)開“插入\函數(shù)”,在新跳出的窗口中選中IF并確定,會(huì)再跳出新的窗口。一共三行,第一行是條件,第二行為成立后的顯示結(jié)果,第三行為不成立后的顯示結(jié)果。
如果你對(duì)IF函數(shù)十分熟悉,則可以直接進(jìn)行簡(jiǎn)單編程。依舊是首先選中要顯示的單元格,然后在上面的fx后面直接插入如下語言:=IF(D2<1996,15,IF(D2>2006,5,10))
解釋如下:D2代表參工時(shí)間放入的單元格,如果D2小于1996,也就意味著參工時(shí)間在1995年1月之前的,都可以休15天。后面再次利用了IF函數(shù),進(jìn)行二次判斷,如果參工時(shí)間比1996大,但是同時(shí)也比2006大,則他只能休5天,除此情況外的,休10天。
兩次IF函數(shù)的判斷,會(huì)出現(xiàn)三種結(jié)果,那就是5、10、15。
3、如果函數(shù)書寫正確,系統(tǒng)會(huì)在光標(biāo)處自動(dòng)顯示參工時(shí)間對(duì)于的休假天數(shù)。一個(gè)單元格完畢后,即可鼠標(biāo)放在此單元格的右下方,出現(xiàn)十字箭頭的地方,然后向下拉動(dòng),直至包括所有人,這樣一來,所有的人都會(huì)按照上面的設(shè)定好的IF函數(shù)進(jìn)行區(qū)別并顯示出來。
4、剩余天數(shù)的自動(dòng)填充。
應(yīng)休總天數(shù),會(huì)根據(jù)參工時(shí)間自動(dòng)顯示。休假天數(shù)則需要人工填入,因?yàn)槊總€(gè)人的情況不同。那么剩余的休假天數(shù),則依舊可以通過函數(shù)來自動(dòng)算出并顯示。
首先把光標(biāo)定位在你想讓它顯示剩余天數(shù)的空白單元格,然后在上面的fx函數(shù)后面直接輸入:=E2-G2。其中,E2代表應(yīng)休總天數(shù)的單元格,G2代表已經(jīng)休假天數(shù)所在的單元格。
5、再加入一列,顯示年假是否休滿。
為了美觀并方便識(shí)別,還應(yīng)該加入一列,顯示此人的年休假是否休滿。此項(xiàng)與剩余天數(shù)有關(guān),只要剩余天數(shù)為零,那么就顯示滿,否則不顯示。
同樣利用IF函數(shù),輸入=IF(H2=0,"滿"," ")。這樣做的好處是,以后進(jìn)行年終休假統(tǒng)計(jì)時(shí),可以根據(jù)此列來進(jìn)行篩選。
6、重點(diǎn)突出休假已滿的單元格。
首先選中上步驟中新增的顯示是否休滿的那一列,然后選擇“格式\條件格式”,會(huì)蹦出新窗口,上面一行是公式,下面的格式可進(jìn)行重點(diǎn)區(qū)分。在上面公式中,分別選擇“單元格數(shù)值”“等于”“滿”,意思就是說當(dāng)有單元格的數(shù)值顯示為“滿”時(shí),按照設(shè)置好的格式進(jìn)行重點(diǎn)突出。在下面的格式中,可以選擇字體、顏色等,為的是突出已經(jīng)符合條件的休假已滿的單元格。
7、如何進(jìn)行篩選顯示?
年終統(tǒng)計(jì)時(shí),肯定會(huì)分別顯示:哪些人休假已滿,哪些人還沒休滿,哪些人又沒有休假。
可以不選中列,直接選擇上面的“數(shù)據(jù)\篩選\自動(dòng)篩選”,然后第一行的單元格就會(huì)出現(xiàn)下拉箭頭,然后進(jìn)行選擇,就可以只顯示你想要顯示的內(nèi)容了。假設(shè),你想知道所有事業(yè)編制的、已經(jīng)休滿假期的人,就分別在人員編制和備注中,分別選擇“事業(yè)”和“滿”的條件。想要恢復(fù),就再次點(diǎn)一下“自動(dòng)篩選”。
8、表格的簡(jiǎn)單制作。
當(dāng)你所有內(nèi)容填好以后,應(yīng)該加入表格線,不然的話,打印出來以后是沒有表格線的。首先選中你想要加入表格線的區(qū)域,然后右擊選中“設(shè)置單元格格式”,然后“邊框”,選中內(nèi)邊框和外邊框。如果想合并單元格就在“對(duì)齊”中進(jìn)行選擇。
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