Excel2016怎么合并單元格并進行編號?

本文重點介紹如何應用Count函數和數據分類匯總解決合并單元格的編號問題。近日工作,碰到合并單元格的編號問題,經實踐找到了一種操作簡易的方法,只需函數和簡單的菜單功能按鈕就可以實現了。而且,針對實際應用中可能遇到的問題,也在本文中給出解決辦法。如果對本經驗有疑問或者補充,歡迎與我互動。
應用場景描述:文員小云要對一些上市公司的主要產品進行列表整理,不時會要在中間插入一些公司進去,那么公司序號就要重新排了。關鍵是這列序號,存在大小不一的合并單元格,不能直接拖拉填充序號。如果總是手工填充,多浪費時間啊,除了這種一個公司對多行產品存在合并單元格序號填充問題,還有一個公司對多個股東,一個項目對多名人員,一個產品對應多個出倉數據,都會有這種問題。
一、一個一個合并
1、用格式刷實現序號單元格合并。
如果僅僅插入一個公司,就手工將前面的序號列合并就可以了。如果插入的數據比較多,也有簡便的方法。原理就是將公司列的格式套用到序號列,方法就是格式刷。具體操作:將序號列的合并單元格全部取消合并→選擇公司列(已合并單元格)的全部數據→點擊格式刷→在序號列的第一個單元格點一下(套用格式刷)。
2、使用Count()函數。
清空序號列的全部數據,然后選擇序號列的全部數據區(qū)域。舉例:這里的序號列是B列,第一個數據是在B3單元格。在全選序號列數據區(qū)域的前提下,在公式欄輸入=COUNT($B$2:B2)+1。這里解釋一下$B$2,是絕對引用的意思,輸入$很麻煩,可以用F4功能鍵切換B2單元格的相對引用或者絕對引用。這公式寫成=COUNT(B$2:B2)+1也是可以的,因為要固定的是第2行,至于列是否絕對引用,不影響下面的計算。
3、用Crrl+Enter填充。
這步很重要,很多人習慣性回車,就又要重做了。有人會說做到這步出錯,出現了不連續(xù)的序號或者重復了序號。這里錯誤原因是不理解公式。例如上邊將公式寫成=COUNT($B$:B1)+1就會出現上述錯誤。要記住,如果第一個序號是在B3,公式里面引用的單元格就是B2;如果第一個序號是C5,公式就用C4。
二、批量合并重復數據的方法
1、第1步的序號合并時,可能有點取巧。如果公司列的單元格并沒有合并,怎么辦?這里分享如何批量合并重復數據。先把公司列單獨拷出來到新工作表(注意拷標簽行),選擇這列數據→菜單“數據”→分級顯示中選擇“分類匯總”→確認。
2、定位空白區(qū)域。
這時候就會自動左側生成多一個匯總列,我們選擇左側數據列(注意:如圖,B2是標簽,B3到B28是公司列的數據,我們選擇的是A3到A28的數據,不是A2或者A1到A28的數據),然后按F5或者ctrl+G調出定位→定位條件→選擇空值→確定。
3、合并單元格。這時,空值的單元格都呈選擇狀態(tài),我們只需在菜單按合并單元格即可。
4、刪除分類匯總。接著,點一下公司列的任意單元格,再點選菜單“數據”→分級顯示中選擇“分類匯總”→全部刪除。
5、用格式刷實現公司單元格合并。如果本經驗的第一步,將A列的各數據單元格(如圖:A3到A28)選擇→點擊格式刷→在公司列的第一個單元格(B3)點一下(套用格式刷)。Ok!
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