在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時excel文件會變大，透視表會占用系統(tǒng)的一些文件空間和存儲空間。讓我們看看在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時，在后臺會發(fā)生什么？開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時，Excel會攝下數(shù)據(jù)集的快照并把它存放在數(shù)據(jù)透視表緩存中。那么，什么是數(shù)據(jù)透視表緩存？數(shù)據(jù)透視表緩存只不過是一個特殊的存儲子系統(tǒng)，可以把數(shù)據(jù)源復(fù)制到該子系統(tǒng)以便快速存取。雖然數(shù)據(jù)透視表緩存不是可見的物理現(xiàn)象，但是可以把它想像成用來存放數(shù)據(jù)源快照的容器。數(shù)據(jù)透視表報表本質(zhì)上只從數(shù)據(jù)透視表緩存中獲取其數(shù)據(jù)的視圖。這就意味著數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)源之間沒有連接。例如：對數(shù)據(jù)源所做的任何修改都不會被透視表所獲得，直到建立數(shù)據(jù)源的另外一個快照或者“刷新”數(shù)據(jù)透視表緩存。面向數(shù)據(jù)透視表緩存而不是原數(shù)據(jù)源進行操作的效果最佳。對透視表所做的任何修改，例如重排字段，增加新字段或者隱藏數(shù)據(jù)項等，采用不影響數(shù)據(jù)透視表緩存，等操作完成后再刷新透視表緩存，可以獲得最佳速度！

Excel2003：須使用多個步驟的向?qū)С绦蛑谱鲾?shù)據(jù)透視表，操作比較繁瑣，添加字段不直觀。
Excel2007：版數(shù)據(jù)透視表的功能更加強大，分析數(shù)據(jù)更加方便，摒棄了向?qū)Ｊ?，在?shù)據(jù)透視表編輯窗口，直接通過字段列表窗口添加所需字段，可供選擇項增加，轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)透視圖可采用多種設(shè)計方案。盡管有些朋友會習(xí)慣了03版的操作模式和格式，但是，一旦掌握了07數(shù)據(jù)透視表的使用方法，就會被其強大的數(shù)據(jù)分析功能吸引而愛不釋手。

　　在實際工作中，經(jīng)常需要對一些數(shù)據(jù)進行多方面分析，以便于從中發(fā)現(xiàn)更多可以利用的信息，通常我們一般習(xí)慣于使用Excel的篩選、分類匯總工具來實現(xiàn)。但是如果遇到復(fù)雜的數(shù)據(jù)表，而且要求分析的項目繁多，利用Excel2003的工具就力不從心了。而在Excel2007中利用數(shù)據(jù)透視表工具，可以任意從多個角度，對數(shù)據(jù)進行高效的分析、匯總以及篩選，而且能夠非常方便地將數(shù)據(jù)透視表轉(zhuǎn)換為專業(yè)的數(shù)據(jù)透視圖。

　　這次，利用Excel2007數(shù)據(jù)透視表工具，對“2006年9月份各業(yè)務(wù)人員銷售業(yè)績明細(xì)表”中的數(shù)據(jù)進行了分析，快速得到了各個分公司不同業(yè)務(wù)人員的銷售業(yè)績匯總情況、業(yè)績對比情況，并且按照領(lǐng)導(dǎo)的要求制作出了漂亮的數(shù)據(jù)透視圖，下面我們就來看看她是怎么做的。

一、設(shè)定所需字段

　　需要對“2006年9月份各業(yè)務(wù)人員銷售業(yè)績明細(xì)表”中的數(shù)據(jù)進行多角度分析時，啟動Excel2007，打開這個工作表，選擇此工作表中需要分析的單元格區(qū)域，如：A3:L12，然后單擊菜單欄上的“插入”菜單，從彈出的浮動工具面板中，單擊“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，從彈出菜單中選擇“數(shù)據(jù)透視表”命令。

　　隨之會彈出一個“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，要求選擇分析數(shù)據(jù)來源以及存放數(shù)據(jù)透視表的位置，由于已經(jīng)選擇了分析數(shù)據(jù)區(qū)域，因此只須選擇數(shù)據(jù)透視表的存放位置，為了不影響源數(shù)據(jù)，因此她選擇了“新工作表”選項，這樣會在這個工作簿中，新建一個工作表，用來存放數(shù)據(jù)透視表，設(shè)置完畢后，單擊“確定”按鈕。

　　在新彈出的數(shù)據(jù)透視表編輯窗口中，右側(cè)會顯示一個“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框，從中可以選擇相應(yīng)的字段添加到數(shù)據(jù)透視表中，添加時，從其中“選擇要添加到報表的字段”列表框中選擇相應(yīng)的字段，然后拖動到下面的四個字段布局列表框中即可，分別為：報表篩選、列標(biāo)簽、行標(biāo)簽、數(shù)值。

　　根據(jù)實際需要，將“各業(yè)務(wù)人員銷售業(yè)績明細(xì)表”中的“業(yè)務(wù)范圍”字段拖動到“報表篩選”區(qū)域；“職務(wù)”拖動到“列標(biāo)簽”；“所屬部門”拖動到“行標(biāo)簽”，而將各個業(yè)務(wù)人員的銷售業(yè)績以及回款、銷售獎金等字段拖動到“數(shù)值”，這樣一個比較實用的數(shù)據(jù)透視表就建立起來了。

　　新特性：為了方便用戶更好地選擇字段，在Excel2007中，可以采用多種視圖方式來顯示字段列表的相關(guān)選項，單擊“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框右側(cè)的字段列表選項按鈕，即可彈出字段列表的5種顯示方式。

二、匯總、篩選數(shù)據(jù)

　　在創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表中，可以對其中的數(shù)據(jù)進行任意的分析、匯總、篩選，根據(jù)公司要求，必須將2006年9月份“職務(wù)”為“員工”的業(yè)務(wù)人員在本市的銷售業(yè)績單獨統(tǒng)計，在數(shù)據(jù)透視表中，單擊“業(yè)務(wù)范圍”字段右側(cè)的選擇按鈕，在彈出的對話框中，只選中“本市”字段，然后單擊“職務(wù)”右側(cè)的選擇按鈕，從彈出對話框中只選中“員工”字段，這樣就會得到一般員工在本市的銷售業(yè)績匯總數(shù)據(jù)了。

　　另外公司還要求統(tǒng)計出各個銷售公司的業(yè)績對比情況，比如銷售一公司、銷售二公司與銷售三公司在A產(chǎn)品方面的業(yè)績對比數(shù)據(jù)，由于默認(rèn)的數(shù)據(jù)透視表字段匯總方式是求和，因此這就需要修改數(shù)據(jù)透視表中相應(yīng)字段的匯總計算方式了。單擊數(shù)據(jù)透視表中的“求和項：銷售A產(chǎn)品”，在彈出的對話框中，單擊“值顯示方式”選項，從“值顯示方式”列表框中選擇“差異百分比”選項，從“基本字段”中選擇“所屬部門”，從“基本項”中選擇“銷售一公司”，單擊“確定”按鈕，就會得到銷售二公司、銷售三公司與銷售一公司的業(yè)績對比的數(shù)據(jù)，即： 66.99%、94.74%，從而對各個公司的業(yè)績銷售優(yōu)劣一目了然了。

　　小提示：由于在數(shù)據(jù)透視表中往往顯示的是匯總、篩選后的數(shù)據(jù)，如果需要顯示數(shù)據(jù)透視表中某個單元格值在源數(shù)據(jù)表中的全部詳細(xì)數(shù)據(jù)，可以右擊這個單元格，然后從彈出的菜單中選擇“顯示詳細(xì)信息”命令，即可打開一個新的工作表，從中就可以查看到與這個單元格值相關(guān)的全部信息了。

三、轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)透視圖

　　雖然數(shù)據(jù)透視表具有較全面的分析匯總功能，但是對于一般使用人員來說，它顯得布局太零亂，很難一目了然。而采用數(shù)據(jù)透視圖，則可以讓人非常直觀地了解所需要的數(shù)據(jù)信息，就是采用數(shù)據(jù)透視圖的方式，來顯示2006年9月份各個區(qū)域經(jīng)理的銷售業(yè)績的，而且操作非常簡單。

　　在數(shù)據(jù)透視表窗口中，單擊菜單欄上“插入”菜單，從彈出工具面板中選擇一種圖標(biāo)形狀，比如“柱形圖”中的“簇狀柱形圖”選項，即可在數(shù)據(jù)透視表窗口中，新增加一個數(shù)據(jù)透視圖，同時在右側(cè)會顯示一個“數(shù)據(jù)透視圖篩選窗格”對話框。

　　由于在數(shù)據(jù)透視圖中要顯示各個區(qū)域經(jīng)理的銷售業(yè)績，因此單擊“數(shù)據(jù)透視圖篩選窗格”對話框的“圖例字段（系列）”選項中“職務(wù)”右側(cè)的選擇按鈕，在彈出的對話框中選中“區(qū)域經(jīng)理”字段，單擊“確定”按鈕，這樣在數(shù)據(jù)透視圖中，就會只顯示各個區(qū)域經(jīng)理的銷售業(yè)績圖了。

　　為了使數(shù)據(jù)透視圖更加美觀，還應(yīng)用了某種精美的樣式，這樣就會使人耳目一新，給繁雜的工作添加不少樂趣！單擊菜單欄上的“設(shè)計”菜單命令，在彈出的“快速樣式”列表框中選擇一種圖表樣式，比如：樣式9，呵呵，就會發(fā)現(xiàn)原來枯燥的數(shù)據(jù)透視表也可以這么靚麗

說明：excel 07版數(shù)據(jù)透視表中，“報表篩選”、“列標(biāo)簽”、“行標(biāo)簽”和“數(shù)值”這4個區(qū)域窗格分別對應(yīng)于03版的頁字段區(qū)域、列自動區(qū)域、行字段區(qū)域和數(shù)據(jù)匯總區(qū)域。

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