日常辦公中，有時(shí)我們需要使word模板中的固定位置引用Excel中的不同行的數(shù)據(jù)，并且分別打印進(jìn)行發(fā)放，這時(shí)excel中的郵件合并功能就派上用場(chǎng)了。下面以制作報(bào)告單為例詳細(xì)介紹制作過程。

Excel2003綠色版 EXCEL2003精簡綠色版 (附excel2003綠色工具)

• 類型：辦公軟件
• 大?。?/span>13.3MB
• 語言：簡體中文
• 時(shí)間：2012-06-19

查看詳情

Word2003 綠色精簡版(單獨(dú)word 15M)

• 類型：辦公軟件
• 大?。?/span>15.6MB
• 語言：簡體中文
• 時(shí)間：2013-03-15

查看詳情

步驟

打開EXCEL，新建工作?。ㄈ∶麨椋篹xcel數(shù)據(jù)）；將所有的鍵值（關(guān)鍵字）橫向輸入在表格的第一行。

注意是橫向哦，否則合并時(shí)word搜索不到！??！

在開始的幾行放置一些接受標(biāo)準(zhǔn)；并將數(shù)據(jù)輸入。（下圖中標(biāo)黃色的兩行是需要的數(shù)據(jù)，上面幾行是標(biāo)準(zhǔn)）

Word中建立需要打印的模板（取名為word模板）；

根據(jù)自己的需要將模板建立好，以后就不用再更改了哦！

需要注意：word和excel需要放在一個(gè)文件夾中，excel文件名稱編輯后就不能再更改了，word名稱可以根據(jù)需要修改。

接下來就是要將EXCEL中每行的數(shù)據(jù)自動(dòng)添加到word模板中對(duì)應(yīng)的位置；

點(diǎn)開word，右鍵點(diǎn)擊菜單欄，出現(xiàn)選型框，選中郵件合并（見下圖），使郵件合并工具欄出現(xiàn)?；蛘唿c(diǎn)擊 工具—>信函和郵件—> 顯示郵件合并工具欄（見下圖）。

郵件合并工具欄如下圖：

從左到右，點(diǎn)擊第一個(gè)“設(shè)置文檔類型”，按照下圖進(jìn)行操作，點(diǎn)擊確定：

事先在Word的設(shè)置  工具→選項(xiàng)→常規(guī)→打開時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換（打√），否則下一步不會(huì)出現(xiàn)確認(rèn)數(shù)據(jù)源選項(xiàng)。

點(diǎn)擊第二個(gè)“打開數(shù)據(jù)源”，按下圖依次進(jìn)行操作，確認(rèn)；

（打開時(shí)如果你的excel設(shè)置了密碼，就正常輸入密碼即可）

這時(shí)，“郵件合并”工具欄上原來灰色的圖標(biāo)現(xiàn)在就亮起來一部分了；

從左到右，點(diǎn)擊第6個(gè)“插入域”，選擇數(shù)據(jù)域，分別將以下域插入到表格中對(duì)應(yīng)的需要輸入數(shù)據(jù)的位置上；

以“性狀”為例，先將光標(biāo)移動(dòng)到word中性狀的結(jié)果位置；點(diǎn)擊“插入域”；選擇“性狀”數(shù)據(jù)域，插入；

按上述 方法將所有數(shù)據(jù)域都插入進(jìn)去；

插入后，點(diǎn)擊第8個(gè)“查看合并數(shù)據(jù)”，顯示域如下：

下圖中的“定為記錄”位置顯示為1，表示此時(shí)模板中的數(shù)據(jù)為excel表格中的第二行；

我們的有效數(shù)據(jù)從excel表格中的第6行開始，因此，點(diǎn)擊“定位記錄”后面的箭頭，將其數(shù)字調(diào)整至5即可；依此類推。

有時(shí)我們需要對(duì)引入的數(shù)據(jù)小數(shù)位數(shù)進(jìn)行限定，比如“雜質(zhì)1”，excel表格中為0.8，僅一位小數(shù)，但我們想引入word后自動(dòng)變?yōu)?.80兩位小數(shù)，那就需要按如下方法設(shè)置。

點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”，使數(shù)據(jù)位置顯示如下圖所示：

將鼠標(biāo)移動(dòng)到“雜質(zhì)1”數(shù)據(jù)域的位置，右鍵切換域代碼；

在后面加入“\# 0.00”

這次再“查看合并數(shù)據(jù)”吧！

全部設(shè)置完成后我們想將每一個(gè)批號(hào)的報(bào)告單分別形成一個(gè)word文檔提取出來，怎么辦呢？

點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄的倒數(shù)第4個(gè)圖標(biāo)“合并到新文檔”；

根據(jù)自己的需要選擇即可，我這里選擇的是下圖所示，因?yàn)閑xcel中只有第6、7行是我需要輸出的數(shù)據(jù)。

點(diǎn)擊“確定”自動(dòng)生成另外的一個(gè)word文檔，這個(gè)文檔中有2頁，就是兩個(gè)批次的報(bào)告結(jié)果，你可以自己為這個(gè)文檔進(jìn)行命名！

如果不需要提取文檔，只需要將各個(gè)報(bào)告單打印即可，那就點(diǎn)擊倒數(shù)第3個(gè)圖標(biāo)“合并到打印機(jī)”，具體操作和上面很相似哦，自己動(dòng)手試一下吧！

以上就是Excel和Word聯(lián)用中的郵件合并功能使用方法介紹，操作很簡單的，大家學(xué)會(huì)了嗎？希望能對(duì)大家有所幫助！

最新評(píng)論