Excel和Word聯(lián)用中的郵件合并功能使用方法

日常辦公中,有時(shí)我們需要使word模板中的固定位置引用Excel中的不同行的數(shù)據(jù),并且分別打印進(jìn)行發(fā)放,這時(shí)excel中的郵件合并功能就派上用場(chǎng)了。下面以制作報(bào)告單為例詳細(xì)介紹制作過程。
步驟
打開EXCEL,新建工作?。ㄈ∶麨椋篹xcel數(shù)據(jù));將所有的鍵值(關(guān)鍵字)橫向輸入在表格的第一行。
注意是橫向哦,否則合并時(shí)word搜索不到!??!
在開始的幾行放置一些接受標(biāo)準(zhǔn);并將數(shù)據(jù)輸入。(下圖中標(biāo)黃色的兩行是需要的數(shù)據(jù),上面幾行是標(biāo)準(zhǔn))
Word中建立需要打印的模板(取名為word模板);
根據(jù)自己的需要將模板建立好,以后就不用再更改了哦!
需要注意:word和excel需要放在一個(gè)文件夾中,excel文件名稱編輯后就不能再更改了,word名稱可以根據(jù)需要修改。
接下來就是要將EXCEL中每行的數(shù)據(jù)自動(dòng)添加到word模板中對(duì)應(yīng)的位置;
點(diǎn)開word,右鍵點(diǎn)擊菜單欄,出現(xiàn)選型框,選中郵件合并(見下圖),使郵件合并工具欄出現(xiàn)?;蛘唿c(diǎn)擊 工具—>信函和郵件—> 顯示郵件合并工具欄(見下圖)。
郵件合并工具欄如下圖:
從左到右,點(diǎn)擊第一個(gè)“設(shè)置文檔類型”,按照下圖進(jìn)行操作,點(diǎn)擊確定:
事先在Word的設(shè)置 工具→選項(xiàng)→常規(guī)→打開時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換(打√),否則下一步不會(huì)出現(xiàn)確認(rèn)數(shù)據(jù)源選項(xiàng)。
點(diǎn)擊第二個(gè)“打開數(shù)據(jù)源”,按下圖依次進(jìn)行操作,確認(rèn);
(打開時(shí)如果你的excel設(shè)置了密碼,就正常輸入密碼即可)
這時(shí),“郵件合并”工具欄上原來灰色的圖標(biāo)現(xiàn)在就亮起來一部分了;
從左到右,點(diǎn)擊第6個(gè)“插入域”,選擇數(shù)據(jù)域,分別將以下域插入到表格中對(duì)應(yīng)的需要輸入數(shù)據(jù)的位置上;
以“性狀”為例,先將光標(biāo)移動(dòng)到word中性狀的結(jié)果位置;點(diǎn)擊“插入域”;選擇“性狀”數(shù)據(jù)域,插入;
按上述 方法將所有數(shù)據(jù)域都插入進(jìn)去;
插入后,點(diǎn)擊第8個(gè)“查看合并數(shù)據(jù)”,顯示域如下:
下圖中的“定為記錄”位置顯示為1,表示此時(shí)模板中的數(shù)據(jù)為excel表格中的第二行;
我們的有效數(shù)據(jù)從excel表格中的第6行開始,因此,點(diǎn)擊“定位記錄”后面的箭頭,將其數(shù)字調(diào)整至5即可;依此類推。
有時(shí)我們需要對(duì)引入的數(shù)據(jù)小數(shù)位數(shù)進(jìn)行限定,比如“雜質(zhì)1”,excel表格中為0.8,僅一位小數(shù),但我們想引入word后自動(dòng)變?yōu)?.80兩位小數(shù),那就需要按如下方法設(shè)置。
點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”,使數(shù)據(jù)位置顯示如下圖所示:
將鼠標(biāo)移動(dòng)到“雜質(zhì)1”數(shù)據(jù)域的位置,右鍵切換域代碼;
在后面加入“\# 0.00”
這次再“查看合并數(shù)據(jù)”吧!
全部設(shè)置完成后我們想將每一個(gè)批號(hào)的報(bào)告單分別形成一個(gè)word文檔提取出來,怎么辦呢?
點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄的倒數(shù)第4個(gè)圖標(biāo)“合并到新文檔”;
根據(jù)自己的需要選擇即可,我這里選擇的是下圖所示,因?yàn)閑xcel中只有第6、7行是我需要輸出的數(shù)據(jù)。
點(diǎn)擊“確定”自動(dòng)生成另外的一個(gè)word文檔,這個(gè)文檔中有2頁,就是兩個(gè)批次的報(bào)告結(jié)果,你可以自己為這個(gè)文檔進(jìn)行命名!
如果不需要提取文檔,只需要將各個(gè)報(bào)告單打印即可,那就點(diǎn)擊倒數(shù)第3個(gè)圖標(biāo)“合并到打印機(jī)”,具體操作和上面很相似哦,自己動(dòng)手試一下吧!
以上就是Excel和Word聯(lián)用中的郵件合并功能使用方法介紹,操作很簡單的,大家學(xué)會(huì)了嗎?希望能對(duì)大家有所幫助!
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