很多用戶都遇到過Excel 文件在使用過程中不斷增肥，反應(yīng)越來越遲鈍的現(xiàn)象，甚至發(fā)生文件損壞而丟失重要數(shù)據(jù)的可怕事件。如果是因?yàn)橛写罅繑?shù)據(jù)的輸入，那么文件體積增加也無可非議，此時應(yīng)該通過優(yōu)化表結(jié)構(gòu)、把數(shù)據(jù)分散保存到多個工作簿文件的方法來減小單個文件的體積。然而，在很多時候，這些擁有“臃腫”身材的工作簿文件里面只有少量的數(shù)據(jù)，那么，它是怎么“肥”起來的呢？

　　本技巧中會羅列一些常見的Excel 文件體積虛增的原因及處理辦法。

　　1 工作表中存在大量的細(xì)小圖形對象

　　工作表中如果存在大量的細(xì)小圖形對象，那么文件體積就可能在用戶毫不知情的情況下暴增，這是一種很常見的“Excel 肥胖癥”。可以使用下面兩種方法來檢查Excel 工作表是否存在這種癥狀。

　?。?）在工作表中按鍵調(diào)出“定位”對話框，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選擇“對象”項(xiàng)，單擊“確定”，如圖1 所示。然后觀察工作表上是否會顯示很多被選定的對象。

　　如果工作簿中包含多個工作表，需要在每個工作表中用這種方法進(jìn)行查找。關(guān)于“定位”功能的更多技巧，請參閱技巧28。

　　注意：隱藏列或行中的對象利用這種方法無法被看到。

　?。?）用VBA 對工作簿中的對象進(jìn)行計(jì)數(shù)，查看在每個工作表中實(shí)際存在的對象數(shù)量，如果此數(shù)量不合理，就說明有問題。按打開VBA 編輯器窗口，單擊菜單“插入”→“模塊”來插入一個新模塊，默認(rèn)情況下為“模塊1”，然后在模塊1 的代碼窗口中輸入以下代碼：

　　Sub CountShapes()
　　Dim n As Double
　　Dim ws As Worksheet
　　Dim Content As String
　　For Each ws In Worksheets
　　n = ws.Shapes.Count

　　Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 有" & n & " 個對象" & vbCrLf
　　Next
　　MsgBox Content
　　End Sub

　　最后，按F5 鍵來運(yùn)行這段代碼，就能看到檢查結(jié)果。在看似空白的工作表中，存在著大量的圖形對象，如圖2 所示。

　　誤設(shè)單元格格式或者條件格式

　　如果確認(rèn)在工作表中存在大量的對象，而用戶并不需要它們，可以用兩種方法來處理：

　?。?）剛才的定位方法中，當(dāng)對象全部處于被選擇狀態(tài)時按鍵刪除它們即可。

　?。?）使用宏在多個工作表中更加精確地刪除這些無用對象。比如，可以根據(jù)需要只刪除高度和寬度都小于14.25 磅（0.5 cm）的對象。

　　只刪除活動工作表中特定大小的對象的代碼為：

　　Sub DelShapes()
　　Dim sp As Shape, n
　　For Each sp In ActiveSheet.Shapes
　　If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
　　sp.Delete
　　n = n 1
　　End If
　　Next sp
　　MsgBox "共刪除了" & n & "個對象"
　　End Sub

　　刪除所有工作表中的特定大小的對象的代碼為：

　　Sub DelAllShapes()
　　Dim ws As Worksheet
　　Dim sp As Shape
　　Dim n As Double
　　Dim Content As String
　　For Each ws In Worksheets
　　For Each sp In ws.Shapes
　　If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
　　sp.Delete
　　n = n 1
　　End If
　　Next
　　Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 刪除了" & n & " 個對象" & vbCrLf
　　n = 0
　　Next
　　MsgBox Content
　　End Sub

　　這些令人疑惑的對象的產(chǎn)生原因可能有以下幾個。從網(wǎng)頁上復(fù)制內(nèi)容后直接粘貼到工作表中，而沒有使用選擇性粘貼。無意中使用繪圖工具欄的直線工具或其他繪圖工具，不知不覺中在工作表中插入了小的直線或其他圖形對象，由于尺寸很小，于肉眼幾乎無法看到。而后，又通過單元格的復(fù)制產(chǎn)生了大量的小繪圖對象。在工作表中插入了圖片或其他繪圖對象，操作中又將其高度寬度設(shè)為0 或很小的值，通過復(fù)制產(chǎn)生了大量的對象。

　　在行或列的位置中插入了繪圖對象，對象的屬性為“大小位置隨單元而變的（默認(rèn)的）”，然后隱藏行或列，或設(shè)置行高或列寬為很小的值，從而使插入的對象不能看到。工作表中的對象設(shè)置了不可見屬性（Visible=false），或?qū)ο蟮木€條與填充色均設(shè)與背景色相同，使對象無法被看到。

　　2 工作表中在較大的區(qū)域內(nèi)設(shè)置了單元格格式或者條件格式

　　仔細(xì)觀察工作表滾動條，如果滑標(biāo)很小，且拖動滑標(biāo)向下到底，可以到達(dá)很大的行號或列標(biāo)，可是工作表中實(shí)際使用到的區(qū)域很小，如圖3 所示。這就說明，有相當(dāng)大一塊區(qū)域可能被設(shè)置了單元格格式或者條件格式，這些并沒有被用到的單元格，能對文件體積產(chǎn)生很大的影響。

　　解決辦法如下。單擊到真正需要的行號的下一行，按組合鍵，選擇所有的多余行（也可以在名稱框中輸入行號如2000∶65536），單擊菜單“編輯”→“清除→“格式”（或全部）。同理，也可以清除多余列的格式。

　　有時，用戶確實(shí)需要為工作表中空白的區(qū)域預(yù)設(shè)格式，以備將來增加數(shù)據(jù)之用，但一定要使用正確的方法，否則就會造成大量用不到的區(qū)域被預(yù)設(shè)了格式，徒增文件體積。

　　如果需要在一行或一列的很大范圍設(shè)置統(tǒng)一的單元格格式，可以選擇整行或整列設(shè)置單元格格式，而不要只選擇行列的一部分單獨(dú)設(shè)置格式。前者不會造成文件體積虛增的問題，而后者會增加文件體積。試驗(yàn)一下在兩個Excel 文件里面分別對A1∶A65536 設(shè)置單元格格式和對A∶A 設(shè)置單元格格式，目的都是為A 列設(shè)置格式，但最終文件的體積相差100 倍以上。

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