很多用戶都遇到過Excel 文件在使用過程中不斷增肥，反應(yīng)越來越遲鈍的現(xiàn)象，甚至發(fā)生文件損壞而丟失重要數(shù)據(jù)的可怕事件。如果是因?yàn)橛写罅繑?shù)據(jù)的輸入，那么文件體積增加也無可非議，此時(shí)應(yīng)該通過優(yōu)化表結(jié)構(gòu)、把數(shù)據(jù)分散保存到多個(gè)工作簿文件的方法來減小單個(gè)文件的體積。然而，在很多時(shí)候，這些擁有“臃腫”身材的工作簿文件里面只有少量的數(shù)據(jù)，那么，它是怎么“肥”起來的呢？
本技巧中會(huì)羅列一些常見的Excel 文件體積虛增的原因及處理辦法。
1 工作表中存在大量的細(xì)小圖形對(duì)象
工作表中如果存在大量的細(xì)小圖形對(duì)象，那么文件體積就可能在用戶毫不知情的情況下暴增，這是一種很常見的“Excel 肥胖癥”?？梢允褂孟旅鎯煞N方法來檢查Excel 工作表是否存在這種癥狀。
（1）在工作表中按鍵調(diào)出“定位”對(duì)話框，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對(duì)話框中選擇“對(duì)象”項(xiàng)，單擊“確定”，如圖1 所示。然后觀察工作表上是否會(huì)顯示很多被選定的對(duì)象。

如果工作簿中包含多個(gè)工作表，需要在每個(gè)工作表中用這種方法進(jìn)行查找。關(guān)于“定位”功能的更多技巧，請(qǐng)參閱技巧28。
注意：隱藏列或行中的對(duì)象利用這種方法無法被看到。
（2）用VBA 對(duì)工作簿中的對(duì)象進(jìn)行計(jì)數(shù)，查看在每個(gè)工作表中實(shí)際存在的對(duì)象數(shù)量，如果此數(shù)量不合理，就說明有問題。按打開VBA 編輯器窗口，單擊菜單“插入”→“模塊”來插入一個(gè)新模塊，默認(rèn)情況下為“模塊1”，然后在模塊1 的代碼窗口中輸入以下代碼：
Sub CountShapes()
Dim n As Double
Dim ws As Worksheet
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
n = ws.Shapes.Count
Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 有" & n & " 個(gè)對(duì)象" & vbCrLf
Next
MsgBox Content
End Sub
最后，按F5 鍵來運(yùn)行這段代碼，就能看到檢查結(jié)果。在看似空白的工作表中，存在著大量的圖形對(duì)象，如圖2 所示。

如果確認(rèn)在工作表中存在大量的對(duì)象，而用戶并不需要它們，可以用兩種方法來處理：
（1）剛才的定位方法中，當(dāng)對(duì)象全部處于被選擇狀態(tài)時(shí)按鍵刪除它們即可。
（2）使用宏在多個(gè)工作表中更加精確地刪除這些無用對(duì)象。比如，可以根據(jù)需要只刪除高度和寬度都小于14.25 磅（0.5 cm）的對(duì)象。
只刪除活動(dòng)工作表中特定大小的對(duì)象的代碼為：
Sub DelShapes()
Dim sp As Shape, n
For Each sp In ActiveSheet.Shapes
If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
sp.Delete
n = n 1
End If
Next sp
MsgBox "共刪除了" & n & "個(gè)對(duì)象"
End Sub
刪除所有工作表中的特定大小的對(duì)象的代碼為：
Sub DelAllShapes()
Dim ws As Worksheet
Dim sp As Shape
Dim n As Double
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
For Each sp In ws.Shapes
If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
sp.Delete
n = n 1
End If
Next
Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 刪除了" & n & " 個(gè)對(duì)象" & vbCrLf
n = 0
Next
MsgBox Content
End Sub
這些令人疑惑的對(duì)象的產(chǎn)生原因可能有以下幾個(gè)。從網(wǎng)頁上復(fù)制內(nèi)容后直接粘貼到工作表中，而沒有使用選擇性粘貼。無意中使用繪圖工具欄的直線工具或其他繪圖工具，不知不覺中在工作表中插入了小的直線或其他圖形對(duì)象，由于尺寸很小，于肉眼幾乎無法看到。而后，又通過單元格的復(fù)制產(chǎn)生了大量的小繪圖對(duì)象。在工作表中插入了圖片或其他繪圖對(duì)象，操作中又將其高度寬度設(shè)為0 或很小的值，通過復(fù)制產(chǎn)生了大量的對(duì)象。
在行或列的位置中插入了繪圖對(duì)象，對(duì)象的屬性為“大小位置隨單元而變的（默認(rèn)的）”，然后隱藏行或列，或設(shè)置行高或列寬為很小的值，從而使插入的對(duì)象不能看到。工作表中的對(duì)象設(shè)置了不可見屬性（Visible=false），或?qū)ο蟮木€條與填充色均設(shè)與背景色相同，使對(duì)象無法被看到。
2 工作表中在較大的區(qū)域內(nèi)設(shè)置了單元格格式或者條件格式
仔細(xì)觀察工作表滾動(dòng)條，如果滑標(biāo)很小，且拖動(dòng)滑標(biāo)向下到底，可以到達(dá)很大的行號(hào)或列標(biāo)，可是工作表中實(shí)際使用到的區(qū)域很小，如圖3 所示。這就說明，有相當(dāng)大一塊區(qū)域可能被設(shè)置了單元格格式或者條件格式，這些并沒有被用到的單元格，能對(duì)文件體積產(chǎn)生很大的影響。
解決辦法如下。單擊到真正需要的行號(hào)的下一行，按組合鍵，選擇所有的多余行（也可以在名稱框中輸入行號(hào)如2000∶65536），單擊菜單“編輯”→“清除→“格式”（或全部）。同理，也可以清除多余列的格式。
有時(shí)，用戶確實(shí)需要為工作表中空白的區(qū)域預(yù)設(shè)格式，以備將來增加數(shù)據(jù)之用，但一定要使用正確的方法，否則就會(huì)造成大量用不到的區(qū)域被預(yù)設(shè)了格式，徒增文件體積。
如果需要在一行或一列的很大范圍設(shè)置統(tǒng)一的單元格格式，可以選擇整行或整列設(shè)置單元格格式，而不要只選擇行列的一部分單獨(dú)設(shè)置格式。前者不會(huì)造成文件體積虛增的問題，而后者會(huì)增加文件體積。試驗(yàn)一下在兩個(gè)Excel 文件里面分別對(duì)A1∶A65536 設(shè)置單元格格式和對(duì)A∶A 設(shè)置單元格格式，目的都是為A 列設(shè)置格式，但最終文件的體積相差100 倍以上。

3 大量的區(qū)域中包含數(shù)據(jù)有效性
與上一個(gè)原因很類似，如果在數(shù)據(jù)區(qū)域中因?yàn)椴徽_的做法而導(dǎo)致大量單元格區(qū)域內(nèi)包含數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置，而這些區(qū)域根本用不上，那么也會(huì)造成文件體積增大。尤其是在數(shù)據(jù)有效性設(shè)置中進(jìn)行了“輸入法”“輸入信息”“出錯(cuò)警告”的設(shè)置，更具有隱蔽性，一般不易發(fā)現(xiàn)。這個(gè)問題的解決辦法和剛才的類似，先選擇工作表中多余的單元格區(qū)域，單擊菜單“數(shù)據(jù)”→“有效性”，在任意選項(xiàng)卡中單擊“全部清除”按鈕，最后單擊“確定”按鈕。
4 包含大量復(fù)雜的公式
如果工作表中包含大量的公式，而每個(gè)公式都因?yàn)橐獔?zhí)行復(fù)雜的計(jì)算而導(dǎo)致內(nèi)容很長(zhǎng)，那么文件體積巨大就在所難免了。在這種情況下，只能設(shè)法優(yōu)化公式。比如，在公式中使用名稱代替單元格引用就是個(gè)好辦法。有關(guān)名稱的詳細(xì)內(nèi)容，請(qǐng)參閱第7 章。
這種方法給文件減肥，效果也很明顯，筆者曾將一個(gè)近4 MB 的文件減到約900 KB，減小了近3/4。
解決辦法如下。單擊到真正需要的行號(hào)的下一行，按組合鍵，選擇所有的多余行（也可以在名稱框中輸入行號(hào)如2000∶65536），單擊菜單“編輯”→“清除→“格式”（或全部）。同理，也可以清除多余列的格式。
有時(shí)，用戶確實(shí)需要為工作表中空白的區(qū)域預(yù)設(shè)格式，以備將來增加數(shù)據(jù)之用，但一定要使用正確的方法，否則就會(huì)造成大量用不到的區(qū)域被預(yù)設(shè)了格式，徒增文件體積。
如果需要在一行或一列的很大范圍設(shè)置統(tǒng)一的單元格格式，可以選擇整行或整列設(shè)置單元格格式，而不要只選擇行列的一部分單獨(dú)設(shè)置格式。前者不會(huì)造成文件體積虛增的問題，而后者會(huì)增加文件體積。試驗(yàn)一下在兩個(gè)Excel 文件里面分別對(duì)A1∶A65536 設(shè)置單元格格式和對(duì)A∶A 設(shè)置單元格格式，目的都是為A 列設(shè)置格式，但最終文件的體積相差100 倍以上。
3 大量的區(qū)域中包含數(shù)據(jù)有效性
與上一個(gè)原因很類似，如果在數(shù)據(jù)區(qū)域中因?yàn)椴徽_的做法而導(dǎo)致大量單元格區(qū)域內(nèi)包含數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置，而這些區(qū)域根本用不上，那么也會(huì)造成文件體積增大。尤其是在數(shù)據(jù)有效性設(shè)置中進(jìn)行了“輸入法”“輸入信息”“出錯(cuò)警告”的設(shè)置，更具有隱蔽性，一般不易發(fā)現(xiàn)。這個(gè)問題的解決辦法和剛才的類似，先選擇工作表中多余的單元格區(qū)域，單擊菜單“數(shù)據(jù)”→“有效性”，在任意選項(xiàng)卡中單擊“全部清除”按鈕，最后單擊“確定”按鈕。
4 包含大量復(fù)雜的公式
如果工作表中包含大量的公式，而每個(gè)公式都因?yàn)橐獔?zhí)行復(fù)雜的計(jì)算而導(dǎo)致內(nèi)容很長(zhǎng)，那么文件體積巨大就在所難免了。在這種情況下，只能設(shè)法優(yōu)化公式。比如，在公式中使用名稱代替單元格引用就是個(gè)好辦法。有關(guān)名稱的詳細(xì)內(nèi)容，請(qǐng)參閱第7 章。
這種方法給文件減肥，效果也很明顯，筆者曾將一個(gè)近4 MB 的文件減到約900 KB，減小了近3/4。

5 Excel 的Bug
用戶可以做這樣一個(gè)試驗(yàn)。
這時(shí)，Excel 狀態(tài)欄上會(huì)開始顯示進(jìn)度條，等到進(jìn)度條消失，再保存文件，這個(gè)文件的大小將為1.42 MB。對(duì)于這個(gè)工作表，無論用什么方法來清除格式（無論是清除格式、清除全部、單元格全部刪除、復(fù)制其他工作表的格式）都不能復(fù)原。
我們懷疑這是Excel 的一個(gè)鮮為人知的Bug。在Excel 2000 開始的所有Excel 版本中都存在這個(gè)Bug。唯一能解決問題的方法是：按選取全部單元格，單擊菜單“格式”→“行”→“行高”，設(shè)置一個(gè)固定行高（如14.25），馬上保存文件。此時(shí)文件體積才能恢復(fù)為正常大小。

6 使用了大圖片作為工作表背景
如果使用了較大的圖片作為工作表的背景，也會(huì)造成文件體積增大。比如在工作表使用了一個(gè)10 MB 的TIFF 格式圖片作為背景，那么這個(gè)Excel 文件里面即使沒有任何數(shù)據(jù)，其體積也會(huì)超過10 MB。
因此，除非特別需要，不要使用工作表背景功能。如果確實(shí)需要，那么用作背景的圖片要盡可能的小。
7 工作表中插入的圖片格式影響文件的大小
如果把BMP、TIFF 等高容量格式的圖片插入到工作表中，或從繪圖軟件中直接復(fù)制圖片粘帖到工作表中，也會(huì)造成文件體積大增。盡管Excel 可以對(duì)已插入的圖片進(jìn)行壓縮，但最好還是先把要插入的圖片進(jìn)行轉(zhuǎn)換、壓縮，比如轉(zhuǎn)換為JPG 等圖片格式，再進(jìn)行插入。
8 共享工作簿引起的體積虛增
許多被長(zhǎng)時(shí)間使用的共享工作簿，文件體積也會(huì)常常虛增到正常情況下的幾倍甚至幾十倍。很少有專門的資料介紹共享工作簿的弊端，這也許是由于多人同時(shí)使用的過程中產(chǎn)生了許多過程數(shù)據(jù)存放于工作簿文件內(nèi)而沒有得到及時(shí)的清理造成的。對(duì)于因此而體積虛增的工作簿文件，可以嘗試取消“共享工作簿”，然后保存文件。通常情況下，就能起到恢復(fù)文件正常體積的效果。如果需要繼續(xù)與他人使用共享工作簿，可以再次開啟“共享工作簿”。
9 其他未知原因
也許還有其他未知原因會(huì)造成Excel 文件患上“肥胖癥”，在此情況下，可以嘗試以下方法。再次保存后得到的文件，通常會(huì)比原來的文件要小很多。

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