使用Excel做工資統(tǒng)計，是很多中、小企業(yè)都會做的，但是如何讓工資條打印既快速又漂亮是很多人頭痛的問題，下面就提供幾種綜合解決方案，有需要的朋友可以根據(jù)自己的實際情況選擇一種方案來操作。

　　一、人少好辦事

　　對于一些小企業(yè)或者辦公室類型的公司來說，公司全體人數(shù)也不多，少的幾個人，多的也就十幾、二十人的樣子，即便是每個人的工資條打成一張紙，也不會造成什么大的浪費，所以我們可以簡單設置讓其每條記錄打印在一張紙上，這樣是最簡單快捷的方法了。

　　這里利用的是一種類似的“頁眉”的方式實現(xiàn)每一頁打印后都有一個“標題行”，這樣保證工資的明細項目在工資條上體現(xiàn)，然后每一個“標題行”下方跟一條記錄，最后打印出的效果就是工資條了，具體操作如下。

　　在Excel做好的工資表中，執(zhí)行“文件”→“頁面設置”命令，在打開的“頁面設置”對話框中切換到“工作表”標簽，單擊“頂端標題行”右側的按鈕，在工作表中選擇工資表的頭部區(qū)域，然后單擊回車鍵，使“頁面設置”對話框如圖 1所示，然后單擊“確定”按鈕使設置生效。

　　圖 1 選擇工資表的頭部

　　接下來單擊“打印預覽”按鈕，使工作表呈打印預覽狀態(tài)，然后在“打印預覽”對話框中單擊“頁邊距”按鈕，使打印預覽對話框中顯示出調(diào)整頁邊距的虛線，使用鼠標拖動“下邊距”虛線至工作表第二行處，即最終效果為頁面中顯示的只有兩行，一行是工資細目，一行是數(shù)據(jù)(如圖 2)，接下來就打印吧，打印出的每頁紙中就是一位員工的工資條了。

　　圖 2 拖動下邊距 辦公軟件教程

　　小提示：這種打印工資條的方法是最簡單，最安全(不容易出錯)，最快速的方法，當然弊端就是太浪費紙張了，如果公司人數(shù)稍微多一點，就不太適合了，不過你可以試試下面的方法。

　　二、妙用排序，輕松打印工資條

　　工資條的最終結果就是一行工資明細目，一行員工對應的數(shù)據(jù)，通常做好的工資表都是只有第一行有數(shù)據(jù)工資細目，下面全部是數(shù)據(jù)，如果能從第二行開始，每一行的結尾都添加一行工資細目的數(shù)據(jù)就好了。這一點可以使用排序輕松實現(xiàn)，具體實現(xiàn)方法如何，就請接著往下看吧。

　　假設當前工資表中有300行數(shù)據(jù)，顯然使用第一種方法是行不通的。首先復制第一行的工資細目數(shù)據(jù)，從300行之后的任一行粘貼，并使用填充柄拖動復制300行。

　　接下來在A列的前面插入兩列，第一列使用填充柄輸入序號，從1一直拉到N(本例操作時為1000，這個N可根據(jù)自己的喜好以及實際需求，基本上只要大于工資表中數(shù)據(jù)的兩倍即可)，主要用來打印工資條后下次重新做工資時恢復表格順序。第二列從第二行開始，依次輸入1、3、5、7，然后選中這四個單元格，使用填充柄填充至員工數(shù)據(jù)結束位置。在下方的工資細目數(shù)據(jù)區(qū)，從第一行依次輸入2、4、6、8，然后選中這四個單元格，使用填充柄填充至結束，大致效果如圖 3所示。

　　圖 3 輸入數(shù)字，為下一步作準備

　　執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動篩選”命令，單擊B列的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“升序排列”，這樣工資條就做好了(如圖 4)。

　　圖4 最終效果

　　從上圖中可以看出，工資條效果已經(jīng)實現(xiàn)了，這時將A、B兩列隱藏，然后打印，我們的工作就算完成了。等下個月需要使用這張工資表格重新計算工資時，只需要將隱藏的A、B兩列取消隱藏，使用“自動篩選”，然后按照A列“升序排列”即可還原原來的順序。

　　三、輕松插入工資細目數(shù)據(jù)行

　　其實用Excel打印工資條，歸根結底就是讓Excel制作的工資表格中，一行工資細目數(shù)據(jù)，一行員工的記錄。如果在每一個員工數(shù)據(jù)的上面插入一行工資細目數(shù)據(jù)顯然我們的要求也就完成了，當然純手工的一行一行插入顯然是個“不可能完成的任務”，這里需要有點小技巧。

　　第一步：在工資細目的右側兩列中，交叉輸入任意數(shù)字(主要是為了后面的“空位”空值，所以數(shù)字可任意輸)，然后選中交叉的四個單元格，雙擊右下角的“填充柄”，使這種格式一直填充至工資表的結束行(如圖 5)。

　　圖5 填充數(shù)據(jù)

　　第二步：執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開的“定位條件”對話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕(如圖 6)。

　　圖6 定位空行

　　第三步：執(zhí)行“插入”→“行”命令，這時便會從第三行開始，每一行的前面插入了一個空行。

　　第四步：復制表頭的工資細目數(shù)據(jù)，選中工資表A列的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開的“定位條件”對話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕，這時會選中剛插入的空行，執(zhí)行“編輯”→“粘貼”命令，這時工資條就算制作完成了(如圖 7)。

　　圖7 最終效果

　　四、小結

　　一提到用Excel打印工資條，很多人就會想到高深的VBA或者是難以理解的函數(shù)，經(jīng)常看著別人給出的解決方案中的VBA代碼或者是函數(shù)，因為難以理解其意，所以總是擔心出錯。

　　其實很多時候只要抓住需求，仔細分析，然后再用模擬日常的操作，通過一些附加的操作提高效率，我們的要求也就達到了。因為是簡單、易用，并且很容易掌握，也不容易出錯，就算偶爾出錯，也很容易查出錯在哪。

　　這里給出的三種打印工資的條的方法可以說是非常簡單、易用的。希望對有需要的有所幫助，即便是用不上的朋友也可以通過上面的事例，在遇到相關應用的時候，能夠多一些解決問題的思路。

最新評論