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文員職場必學的9個Excel實用函數(shù) 可直接套用(附動圖演示)

  發(fā)布時間：2024-02-02 11:15:15   作者：佚名   我要評論
文員在使用Excel時，經(jīng)常會用到一些基本的函數(shù)來進行數(shù)據(jù)處理和分析，有哪些函數(shù)可以快速提升工作效率呢？詳細請看下文介紹

今天就跟大家分享在WPS中文員職場必學的9個Excel實用函數(shù)，實例圖解，簡單易學，大家遇到類似場景可直接套用，快速提高工作效率。

一、IF函數(shù)：條件判斷

使用邏輯函數(shù) IF函數(shù)時，如果條件為真，該函數(shù)將返回一個值；如果條件為假，函數(shù)將返回另一個值。

  • 語法=IF(測試條件, 真值, [假值])
  • 測試條件：必須，要測試的條件。
  • 真值：必需，要測試的條件的結果為 TRUE 時，您希望返回的值。
  • 假值：可選，要測試的條件的結果為 FALSE 時，您希望返回的值。

實例圖解：

如下圖所示，當員工考核成績大于等于80時，獎金為800，否則為空

使用公式=IF(C4>=80,"800","")

二、SUM函數(shù)：用于簡單無條件求和

SUM函數(shù)主要用于簡單無條件求和，常用于計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和

語法=SUM(數(shù)值1,[數(shù)值2],...)

實例圖解：

如下圖所示，我們需要對所有員工工資進行求和計算，使用公式=SUM(C5:C9)

三、SUMIFS函數(shù)：多條件求和函數(shù)

SUMIFS函數(shù)：它是一個多條件求和函數(shù)。

語法：=SUMIFS(求和區(qū)域，條件區(qū)域1，條件1，條件區(qū)域2，條件2……)

實例圖解：

如下圖所示，計算【業(yè)務部且考核成績大于等于80】的獎金之和，使用公式=SUMIFS(D3:D12,B3:B12,"業(yè)務部",C3:C12,">=80")

四、XLOOKUP函數(shù)：查找函數(shù)

XLOOKUP函數(shù)是一個查找函數(shù)，在某個范圍或數(shù)組中搜索匹配項，并通過第二個范圍或數(shù)組返回相應的項，默認情況下使用精準匹配。

語法：=XLOOKUP(查找值,查找數(shù)組,返回數(shù)組,未找到值,匹配模式,搜索模式)。

XLOOKUP函數(shù)參數(shù)雖然比較多，但是第四、第五、第六參數(shù)都是可以省略的，我們在平時使用這個函數(shù)時一般只需設置前三個函數(shù)即可。

實例圖解：

如下圖所示，我們想查詢趙飛的基本工資，我們可以直接使用公式=XLOOKUP(G3,A2:A8,D2:D8)，在這里我們可以把函數(shù)的第四、第五、第六參數(shù)都省略掉，我們在平時使用這個函數(shù)時一般只需設置前三個函數(shù)即可。

五、SUMPRODUCT函數(shù)（最新版本）：相應元素需要進行相乘并求和

SUMPRODUCT函數(shù)的作用是在給定的幾組數(shù)組中，將數(shù)組間對應的元素相乘，并返回乘積之和。

語法=SUMPRODUCT（array1,array2,array3, ...）

Array1,array2,array3, ... 為 2 到 30 個數(shù)組，其相應元素需要進行相乘并求和。

說明

?數(shù)組參數(shù)必須具有相同的維數(shù)，否則，函數(shù) SUMPRODUCT 將返回錯誤值 #VALUE!。

?函數(shù) SUMPRODUCT 將非數(shù)值型的數(shù)組元素作為 0 處理。

實例圖解：

就以下圖為例，下圖是客戶購買產品數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，需要根據(jù)客戶購買產品的數(shù)量、單價統(tǒng)計出合計金額。這是我們可以使用大神級SUMPRODUCT函數(shù)快速實現(xiàn)合計金額的統(tǒng)計。

操作步驟：

1、首先，在合計金額下方的第一個單元格輸入公式=SUMPRODUCT() ，如下圖所示

2、為SUMPRODUCT函數(shù)選擇第一個數(shù)組參數(shù)，就是所有產品單價，現(xiàn)在公式是=SUMPRODUCT(B3:G3)，如下圖所示

3、用英文狀態(tài)下的逗號隔開，選擇第二個數(shù)組參數(shù)，就是客戶每個商品購買數(shù)量，現(xiàn)在公式是=SUMPRODUCT(B3:G3,B4:G4)，如下圖所示

4、對公式第一個參數(shù)就是商品單據(jù)需要進行絕對引用，選中B3:G3按一次F4鍵進行絕對引用，最終公式=SUMPRODUCT($B$3:$G$3,B4:G4)，如下圖所示

5、最后下拉公式，填充下面的數(shù)據(jù)即可，如下圖所示

六、MID函數(shù)：提取字符

MID函數(shù) 返回文本字符串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定。

語法=MID(字符串,開始位置,字符個數(shù))

實例圖解：

如下圖所示，從身份證號中提取出出生年份，使用公式=MID(D2,7,4)

七、COUNTIFS：條件計數(shù)

COUNTIFS 函數(shù)將條件應用于跨多個區(qū)域的單元格，然后統(tǒng)計滿足所有條件的次數(shù)。

語法=COUNTIFS(條件區(qū)域1,條件1,[條件區(qū)域2,條件2],…)

實例圖解：

如下圖所示，統(tǒng)計業(yè)務部考核成績大于等于80的人數(shù)，使用公式=COUNTIFS(C2:C8,"業(yè)務部",D2:D8,">=80")

八、DATE函數(shù)：日期

DATE函數(shù)返回代表特定日期的序列號，這個函數(shù)是一個基礎函數(shù)，常與運用到日期的函數(shù)組合使用。

語法=DATE(year,month,day)

實例圖解：

如下圖所示，根據(jù)給定的年月日組合成日期，使用公式=DATE(D4,D5,D6)

九、TEXTJOIN函數(shù)：高級用法-多對多查詢

語法=TEXTJOIN(分隔符, 忽略空白單元格, 字符串1…)

大家對TEXTJOIN函數(shù)第一印象應該是覺得是強大的合并文本函數(shù)，其實我們可以借助IF函數(shù)，實現(xiàn)開多對多查詢功能。

實例圖解：

如下圖所示，我們需要在左側的表格中找出【業(yè)務部、運營部、財務部】所對應的員工名稱，把這些名稱在右側表格中統(tǒng)計出來，并且每個員工名稱之間用逗號隔開。想要實現(xiàn)多對多查詢功能，我們需要借助IF函數(shù)，先使用IF函數(shù)從左側表格中找到【業(yè)務部、運營部、財務部】對應的所有員工名稱，然后將其放在TEXTJOIN的第三參數(shù)中即可。

使用公式：=TEXTJOIN(",",TRUE,IF(A2:$A$10=D2,B2:$B$10,""))

其實，這個公式的關鍵就是IF函數(shù)，通過IF函數(shù)判斷所屬部門，如果條件成立就返回對應的員工名稱，如果條件不成立就返回空值

IF公式：IF(A2:$A$10=D2,B2:$B$10,"")

特別注意事項：

1、IF函數(shù)中的判斷條件和返回真值引用的單元格都是要決定引用，就是選擇單元格后按一次F4鍵。

2、在WPS中輸入公式后，一定要按Ctrl+Shift+回車鍵才可以，如果只按回車鍵會返回所有的員工名稱。我們可以看到這個公式跟以往的公式有所不同，公式外面有{}，這個可不是手工寫的，而是輸入公式后，按Ctrl+Shift+Enter三個組合鍵結束，這就是傳說中的數(shù)組公式。

以上就是文員職場必學的9個Excel實用函數(shù)分享，希望大家喜歡，請繼續(xù)關注腳本之家。

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