在學校的日常工作中，經(jīng)常會有諸如填寫準考證、入學通知書和畢業(yè)證之類的工作，這些工作枯燥乏味，且工作量大，手工操作很容易出現(xiàn)錯誤，帶來不必要的麻煩。其實，微軟Office辦公組件中的WORD和金山WPS 文字2007均有“郵件合并”這一功能，熟練掌握這一功能，將使我們批量填寫各種證件變得十分輕松。下面，我以批量填寫中考準考證為例，談談在WPS 文字2007中如何使用“郵件合并”功能。
　　一、建立“準考證”模板
　　打開WPS文字2007，按照畢節(jié)地區(qū)招生委員會辦公室統(tǒng)一的中考準考證格式，輸入準考證及存根的有關內(nèi)容，建立好準考證模板。根據(jù)畢節(jié)地區(qū)中考準考證的實際規(guī)格，在“頁面設置”中將紙張大小自定義為寬267.1毫米、長128毫米，頁邊距為上14毫米、下14毫米、左27毫米、右5.1毫米。模板建立完畢后，可以將一張空白準考證放入打印機打印測試所輸入內(nèi)容是否與原版內(nèi)容重合，如有錯位，請耐心調(diào)整，直到基本重合為止，將文檔命名為“準考證”保存。(見圖1)
　　二、建立數(shù)據(jù)源
　　在Excel或金山電子表格中建立一個工作表，輸入每個學生的準考證號、姓名、考場號，或者直接調(diào)用縣招生辦下發(fā)的考生信息電子表格，將文件命名保存。(如圖2)
　　三、進行郵件合并
　　在WPS文字2007中，點擊“工具”菜單，選擇“郵件合并工具欄”，工具欄中顯示“郵件合并”工具。單擊“郵件合并”工具欄的第一個圖標“打開數(shù)據(jù)源”，將彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，根據(jù)剛才保存的數(shù)據(jù)文件的目標路徑，找到數(shù)據(jù)源并雙擊打開，會彈出對話框“選擇表格”，如果你的數(shù)據(jù)是在工作表“sheet1”，就選擇“sheet1$” 后按“確定”。接下來，在準考證存根“姓名”后插入光標，用鼠標單擊“郵件合并”工具欄第三個圖標“插入合并域”，彈出“插入域”對話框，選擇“姓名”后點“插入”，依此類推，在“性別”、“準考證號”后面以及“考場”前面分別插入相應域，并將存根上的域復制后粘貼到準考證相應的位置。為了實現(xiàn)套打的效果，我們還需將插入域以外的文字選擇，在“字體”設置中將其顏色設置為“白色”。最后，單擊“郵件合并”工具欄圖標“合并到新文檔”，出現(xiàn)“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”，稍等片刻，系統(tǒng)會自動打開一個已經(jīng)處理完畢的新文檔(如圖3)，所有考生的準考證全部自動編排完畢，把空白準考證放入打印機，點出“打印”按鈕，余下來所有的工作就交給打印機了。
　　利用郵件合并輔助辦公，將大大提高工作效率，如果所建立的數(shù)據(jù)源各項數(shù)據(jù)無誤，則所填證件的準確率為百分之百，各位同行不妨一試。

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