Excel如果你不知道這七大潛規(guī)則會被虐死

發(fā)布時間：2015-12-22 14:42:48 作者：佚名

我要評論

Excel中有很多規(guī)則可以大大提升操作過程嗎，但是也有很多規(guī)則如果你不知道會被excel玩死，今天我們就來介紹Excel的7大潛規(guī)則，分分鐘虐哪些不知道的小白們，需要的朋友可以參考下

Excel處理數(shù)據(jù)方面，毋庸置疑，很強大。但有它自身的一套規(guī)則，excel很看重數(shù)據(jù)屬性，一是一，二是二。標準規(guī)范的是一個單元格記錄一個屬性

一、下圖左邊所示的金額含“元”，右邊的金額是規(guī)范的數(shù)值

左邊的金額需要合計時，大大增加了計算難度，而掌握這些技能是需要花時間的。

左邊含“元”的單元格求和，兩個公式均為數(shù)組公式：

=SUM(--SUBSTITUTE(B2:B5,"元",))

=SUM(--LEFT(B2:B5,LEN(B2:B5)-1))

如果錄入數(shù)據(jù)時，數(shù)據(jù)源規(guī)范，遵循一個單元格記錄一個屬性，合計就非常非常容易，=SUM(E2:E5)，就統(tǒng)計出合計。

二、合并單元格。

僅限于需要打印的表單，不需要進行下一步運算統(tǒng)計匯總，比如招聘表等等。在源數(shù)據(jù)表中，禁止使用合并單元格。一個規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格應該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數(shù)據(jù)完整、結(jié)構(gòu)整齊

A列是合并單元格，表面看似很簡潔，處理數(shù)據(jù)時會遇到很多問題，同樣的，解決這些問題，也是需要一些技能才能解決

1）公式

比如對張三的銷量進行匯總，用公式：=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5)，結(jié)果為：161。顯然不正確，因為合并單元格以后的數(shù)據(jù)，只有首個單元格有數(shù)據(jù)，其余單元格均為空白

2）篩選

進行篩選時，也只能得到一條記錄，比如篩選“張三”的銷量

3）排序

如果需要按銷量來排序，會出現(xiàn)下面提示錯誤的對話框

三、標題不放在工作表

Excel文檔的標題可以顯示在工作薄和工作表名稱中，如下右圖所示。Excel標題行用于存儲每列數(shù)據(jù)的屬性，如“年齡”、“職務”、“銷售量”字段，是篩選和排序的字段依據(jù)。上圖左邊所示的標題“員工銷量統(tǒng)計表”，無非就是告訴大家這是一張什么表，除此以外不具有任何功能。所以，可以不用標題占用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱中標識出來就可以。

四、勿用空行空列隔斷數(shù)據(jù)

如下圖所示，第4、7行為兩個空行隔斷數(shù)據(jù)。需要篩選下面所有數(shù)據(jù)，得先選中區(qū)域A1：G9，然后篩選。如果中間沒有空行，不需要選中區(qū)域，鼠標放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，直接篩選就可以。如果中間沒有空行隔斷，鼠標放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，按ctrl+A就可以全部選定數(shù)據(jù)，但是有隔斷之后，就不能了。

不僅是篩選，在寫公式時也一樣，對于數(shù)據(jù)源，保持數(shù)據(jù)之間的連續(xù)性很重要。如果確實需要將數(shù)據(jù)分隔開，可以將單元格邊框加粗、改變單元格填充色等等來實現(xiàn)

五、勿添加多余的合計行

一張規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格，不應該有下圖的那些合計行。一邊輸入數(shù)據(jù)，一邊合計求和，方法是不可取的。數(shù)據(jù)源還有隨時增加、刪除的可能性，所以合計也會隨之變動。

正確的做法是，先錄入數(shù)據(jù)，然后再合計。源數(shù)據(jù)表為一張表，匯總表為另一張工作表或其余區(qū)域，匯總可以使用函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表等完成。

六、去掉多余表頭和同一屬性不占用多列

下面所示截圖，如果僅用于顯示和打印輸出，沒有任何問題，且清晰直觀。但是，做為一張數(shù)據(jù)源表，需要下一步分析數(shù)據(jù)，這種做法就不可取。同種屬性的數(shù)據(jù)分列記錄，對數(shù)據(jù)篩選、排序等等設置了障礙。假設，要同時篩選出事假和年假明細，按正常操作步驟就無法實現(xiàn)。

事假、年假、病假同屬于請假類別，具有相同屬性，應該被記錄在同一列。下面這種做法才是中規(guī)中矩的一維數(shù)據(jù)源表

七、同類型數(shù)據(jù)盡量使用一張工作表

不在同一張工作表，篩選、排序、引用和匯總，難度增大不少，非常不利于操作。如下圖所示，所有數(shù)據(jù)放在一張工作表里面，按月份篩選、匯總，都很容易實現(xiàn)。盡管幾十幾百字符的長公式或者一段VBA代碼能完成多表合并，不過前提還是得看數(shù)據(jù)源零散到什么程度。因此，實際應用，沒必要自己為自己設置障礙和難題。