excel表格超長內(nèi)容怎么處理? 遇到Excel表格超級長的5招實用技巧分享

哈嘍,大家好呀!今天你用 Excel 了嗎?不知道大家平時有沒有被這種又長又寬的表格困擾過。
什么?看不清?...... 看不清就對了!你看!即使我把表格縮放到能夠辨識的極限大小,仍然無法看到表格的全貌。作為一個強迫癥晚期患者,對于這種占滿屏幕、顯示不全、數(shù)據(jù)密密麻麻的大表格,我是深惡痛絕的。今天我們就來聊聊高效瀏覽超大表格的 5 個必備技巧。一起來看看吧
01、快捷鍵
瀏覽大表格時,最直接的痛苦就是增加了我們的操作量。
原本只用搓一下滾輪就能一覽無余的表格數(shù)據(jù),現(xiàn)在不得不用鼠標來回拖動滑塊來進行查看,一不小心還可能拖出屏幕范圍,非常令人抓狂。
如何才能快速精準的定位到表頭和表尾呢?
▋【Ctrl + 方向鍵 】
鼠標選中表格區(qū)域任意單元格,分別按下【Ctrl+? 】、【Ctrl+? 】、【Ctrl+? 】、【Ctrl+? 】,就能瞬移到表格上下左右四個邊緣。
不過,使用這組快捷鍵時,需要注意表格中的數(shù)據(jù)應該是連續(xù)的,否則選框會在遇到空白單元格時停止。
▋【Ctrl+Home 】/【Ctrl+End 】
如果遇到表內(nèi)有大量空白單元格的情況,我們也可以使用另外一組快捷鍵組合,以達到快速瀏覽的效果。
按下【Ctrl+Home 】鍵,可以將選框快速切換到表格左上角,按下【Ctrl+End 】鍵,則可以將選框快速切換到表格右下角。
▋【Ctrl+Shift + 方向鍵 】
那么為什么有時候我們輕輕拖動滑塊時,表格會直接跳轉(zhuǎn)幾千行甚至上萬行呢?
這種情況多半是由于表格下方空白區(qū)域中,某些單元格里輸入了內(nèi)容導致的,解決方法也很簡單。
使用【Ctrl+End 】組合鍵迅速定位到表格最下方,用鼠標選中下方的整個空白行,按下【Ctrl+Shif+↓ 】組合鍵,批量選中下方所有單元格區(qū)域,點擊鼠標右鍵批量刪除行。
刪除完畢后保存,滾動條就能恢復正常了。
02、凍結(jié)窗格
在閱讀大表格時,由于數(shù)據(jù)量太大,行列標題成為了我們查看數(shù)據(jù)時的重要參考,因此需要將其固定,確保我們在拖動滑塊時依然可以看到他們。
鎖定標題行:
用鼠標選中表格標題行下方的整行單元格,點擊【視圖 】選項卡中的【凍結(jié)窗格 】按鈕,選擇【凍結(jié)窗格 】,即可完成標題行鎖定。
鎖定標題列:
用鼠標選中表格標題列右邊的整列單元格,點擊【視圖 】選項卡中的【凍結(jié)窗格 】按鈕,選擇【凍結(jié)窗格 】,即可完成標題列鎖定。
同時鎖定標題行和標題列:
找到表中標題行和標題列相交的單元格,用鼠標點擊該單元格右下角的單元格,點擊【視圖 】選項卡中的【凍結(jié)窗格 】按鈕,選擇【凍結(jié)窗格 】,即可同時完成標題行和標題列的鎖定。
03、超級表格
當我們要對長表格進行匯總計算時,不用設置復雜的公式,有一個功能可以幫我們一鍵完成計算。
選中表格首行,按【Ctrl+Shift+↓ 】組合鍵,快速選中整張表格;
點擊【插入 】選項卡中的【表格 】按鈕,或者直接按下【Ctrl+T 】的組合鍵,在彈出的對話框中點擊【確定 】,就能完成超級表格的創(chuàng)建。
注意:如果表格中有合并單元格,超級表格會自動對合并單元格進行拆分,所以使用超級表格之前,請確保表格的規(guī)范性。
創(chuàng)建超級表格之后,我們要用到它的兩個特性:
? 表格標題行會自動固定到最上方,達到和【凍結(jié)窗格 】相同的效果。
? 點擊【表設計 】選項卡,在【表格樣式選項 】功能組中,找到【匯總行 】并打勾,在表格下方會自從生成匯總行。
匯總行除了能夠求和以外,還提供了求平均值、計數(shù)、最大值、最小值等統(tǒng)計計算功能,非常方便。
把鼠標移動到匯總單元格右下角,向左填充公式,還可以實現(xiàn)其他列的數(shù)據(jù)統(tǒng)計哦!
04、拆分
既然我們用超級表格固定了表頭,又完成了大表格的匯總統(tǒng)計,當我們滾動滾輪的時候,有沒有辦法同時觀察標題行和匯總行呢?
這樣一來,整張表格不就盡收眼底了嗎?
哈哈,接下來就該拆分功能出場了。
鼠標選中最下方的匯總行,點擊【視圖 】選項卡中的【拆分 】按鈕,表格就被一分為二了。
用鼠標點擊上方表格中的任意位置,滑動鼠標滾輪看看效果吧!
05、切片器
通常情況下,我們可以使用篩選功能,對表格數(shù)據(jù)進行進一步瀏覽分析,但由于大表格數(shù)據(jù)量大,分類繁多,篩選條件和維度也變得更加復雜,這時候,傳統(tǒng)的篩選功能,就沒有那么方便了。
因此,我們要使用最后一個殺手锏:【切片器 】,來完成對大表格數(shù)據(jù)的急速查詢。
注意,將普通表格先轉(zhuǎn)化為超級表格,是使用切片器功能的必要前提之一。
鼠標單擊表格任意區(qū)域,在【表設計 】選項卡中點擊【插入切片器 】功能,在彈出的對話框中勾選需要篩選的關鍵字段,比如:營銷員、產(chǎn)品、地區(qū),點擊【確定 】。
這樣,我們就創(chuàng)建好了三組切片器按鈕,點擊對應的選項,就能快速的篩選查看了,如果要多選切片器中的按鈕,按住【Ctrl 】鍵再點擊鼠標進行復選就可以啦~
怎么樣,是不是非常炫酷呢?
06、小結(jié)
今天給大家分享了瀏覽大表格時常用的 5 大技巧:
? 快捷鍵:Ctrl + 方向鍵;Ctrl+Home / End;Ctrl+Shift + 方向鍵
? 凍結(jié)窗格:凍結(jié)首行、首列
? 超級表格:固定首行到標題欄;添加匯總行
? 拆分:固定尾行
? 切片器:急速篩選
你學會了嗎?希望這些技巧能在工作中幫到你!
本文來自微信公眾號:秋葉 Excel (ID:excel100),作者:張開元,編輯:竺蘭
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