本文介紹如何應(yīng)用Excel的PowerPivot組建搭建簡(jiǎn)易的規(guī)范的進(jìn)銷存系統(tǒng)，本文重點(diǎn)在于如何數(shù)據(jù)分析和輸出，而是不原始表單的設(shè)計(jì)和錄入。近來(lái)很多人不管是不是IT人事，都把大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘掛嘴邊，好像不說(shuō)這些就跟時(shí)代脫節(jié)了。不管你愿不愿意，數(shù)據(jù)庫(kù)管理已經(jīng)進(jìn)入到生活的方方面面。初學(xué)者對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)很迷茫，特別是用過(guò)Excel的，熱衷于簡(jiǎn)單的電子表格，一提到數(shù)據(jù)庫(kù)的名詞概念就覺(jué)得復(fù)雜。自從Excel2013以來(lái)，安裝時(shí)自動(dòng)增加了PowerPivot這組應(yīng)用程序和服務(wù)，強(qiáng)大的分析功能可以取代Access數(shù)據(jù)庫(kù)的一些基本功能，也簡(jiǎn)化了很多運(yùn)算。

應(yīng)用場(chǎng)景描述：管理員小云每天都要登記本企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品，產(chǎn)品名稱有上百種，平均每種產(chǎn)品有10個(gè)左右的規(guī)格，實(shí)際就是要管理上千個(gè)庫(kù)存單品（SKU）。每天要記錄各SKU的進(jìn)庫(kù)數(shù)，出庫(kù)數(shù)，每月進(jìn)行盤點(diǎn)核查，每月要找出庫(kù)存低于安全庫(kù)存的SKU提交生產(chǎn)部門。

需求分析：①規(guī)范的進(jìn)出庫(kù)原始臺(tái)賬；②輸出報(bào)表：計(jì)算月末庫(kù)存、計(jì)算安全庫(kù)存；③盤盈盤虧的調(diào)整記錄。

1、建三張基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。

表設(shè)計(jì)要規(guī)范，不能直接拿進(jìn)出倉(cāng)單的表式，規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)是符合數(shù)據(jù)庫(kù)范式，有興趣就上網(wǎng)搜索，沒(méi)空閑就按照?qǐng)D示去做吧。規(guī)范要求：首行是標(biāo)題行，2行起是數(shù)據(jù)行，每一行就是一條記錄。如圖，建立：

編碼表（SKU號(hào)、產(chǎn)品名稱、型號(hào)規(guī)格、單位）

年初庫(kù)存表（SKU號(hào)、年份、年初庫(kù)存）

進(jìn)出倉(cāng)表（SKU號(hào)、日期、進(jìn)倉(cāng)數(shù)、出倉(cāng)數(shù)）

這里的SKU號(hào)是關(guān)鍵字段（標(biāo)簽），有了它，就可以打通三張表的關(guān)聯(lián)。這里有2個(gè)容易犯錯(cuò)的地方：①編碼表的SKU號(hào)不可重復(fù)；②進(jìn)出倉(cāng)表的日期用用日期格式，注意是用減號(hào)“-”連接年月日。

2、使用PowerPivot的數(shù)據(jù)模型功能導(dǎo)入表。選擇“編碼表”的數(shù)據(jù)→點(diǎn)選菜單的PowerPivot→點(diǎn)添加到數(shù)據(jù)模型。而后會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)模型界面（多彈出一個(gè)對(duì)話窗），顯示剛才添加的編碼表的數(shù)值。

注意：

①第一次啟動(dòng)PowerPivot的工具或組件，會(huì)很慢，要耐心等待，不要急于操作下一步；

②數(shù)據(jù)表不能重復(fù)添加，添加一次就夠了；

③數(shù)據(jù)模型里面的表是鏈接表，是只讀的，要修改就要回到Excel主界面進(jìn)行工作表的修改；

④選擇數(shù)據(jù)最好是整列整列地選擇，不要僅選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，因?yàn)楫?dāng)以后增加數(shù)據(jù)的時(shí)候，如果是選擇區(qū)域的話就要修改鏈接表的選擇范圍。

然后，回到Excel主界面，同樣操作添加“年初庫(kù)存表”和“進(jìn)出倉(cāng)表”到數(shù)據(jù)模型。這三個(gè)表鏈接過(guò)來(lái)后，默認(rèn)是叫表1、表2、表3，為方便使用，改名為“編碼表”、“庫(kù)存表”、“進(jìn)出倉(cāng)”。

3、在數(shù)據(jù)模型里面建立關(guān)系。

“關(guān)系”是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)里面一個(gè)很重要的概念，這里不展開(kāi)，有興趣可自己上網(wǎng)查。這里應(yīng)用“關(guān)系”，起到數(shù)據(jù)從一個(gè)表傳遞到另一個(gè)表的作用?；氐絇owerPivot界面，右下角點(diǎn)擊關(guān)系視圖。將“編碼表”的SKU號(hào)拖到“庫(kù)存表”，再將“編碼表”的SKU號(hào)拖到“進(jìn)出倉(cāng)”。這樣，就建立了2個(gè)一對(duì)多的關(guān)系。

4、用數(shù)據(jù)模型建數(shù)據(jù)透視表。新建一個(gè)工作表“統(tǒng)計(jì)表”，插入→數(shù)據(jù)透視表→選擇“使用此工作表的數(shù)據(jù)模型”，由于之前建立了數(shù)據(jù)模型，所以這個(gè)選項(xiàng)沒(méi)有致灰→位置選現(xiàn)有工作表，統(tǒng)計(jì)表!A8，確認(rèn)。

5、用數(shù)據(jù)透視表顯示各SKU進(jìn)出倉(cāng)情況。

之前雖然改了名字，但數(shù)據(jù)透視表中顯示的還是表1表2表3，這里只好把這個(gè)Bug放一放，期待office升級(jí)解決吧。拖拉表2的年份到“篩選器”，拖拉SKU碼到“行”，拖拉表2的年初庫(kù)存、表3的進(jìn)倉(cāng)數(shù)和出倉(cāng)數(shù)到“值”。這樣，數(shù)據(jù)透視表就按每一個(gè)SKU輸出了其合計(jì)進(jìn)倉(cāng)數(shù)和出倉(cāng)數(shù)，也將期初庫(kù)存顯示出來(lái)了。注意：系統(tǒng)會(huì)對(duì)值增加匯總方式的描述，例如：以下字段求和匯總:進(jìn)倉(cāng)數(shù)，我嫌太長(zhǎng)，手工改成進(jìn)倉(cāng)數(shù)了。

6、用度量值計(jì)算期末庫(kù)存。

Excel界面下，菜單→PowerPivot→管理數(shù)據(jù)模型，進(jìn)入PowerPivot 界面。選進(jìn)出倉(cāng)表，點(diǎn)選該鏈接表下方的非數(shù)據(jù)區(qū)域某一個(gè)單元格，在公式欄敲上

期末庫(kù)存:=sum([進(jìn)倉(cāng)數(shù)])-sum([出倉(cāng)數(shù)])+SUM('庫(kù)存表'[年初庫(kù)存])

為了計(jì)算安全庫(kù)存，再選擇非數(shù)據(jù)區(qū)域某一個(gè)單元格，在公式欄敲上

最大出倉(cāng):=sum([出倉(cāng)數(shù)])

注意：①公式欄對(duì)中文輸入法可能不大接受，我是在文本文件打好中文再?gòu)?fù)制粘貼上去的；②[進(jìn)倉(cāng)數(shù)]等字段名字，可以不手工敲，而是用鼠標(biāo)點(diǎn)選那一列；③公式可以跨表引用列，如期末庫(kù)存就應(yīng)用了庫(kù)存表的年初庫(kù)存列。

理解度量值。完成了上述公式后，系統(tǒng)會(huì)立刻顯示結(jié)果，例如：135。大家也許會(huì)疑問(wèn)，這樣的求和有什么意義？有意義！現(xiàn)在的求和結(jié)果是基于沒(méi)有分類的條件下的求和。應(yīng)用到剛才建立的數(shù)據(jù)透視表，就會(huì)按SKU分類求和。下來(lái)還會(huì)講到“日程表”，就會(huì)既按SKU求和，又按時(shí)間分段（如：月、季）求和。

7、添加日程表?；氐紼xcel界面，選擇數(shù)據(jù)透視表，在值里面增加剛才建立的度量值“期末庫(kù)存”。在點(diǎn)選了已制作好了的數(shù)據(jù)透視表前提下，菜單→分析→篩選，插入日程表。用這個(gè)日程表，就可以自由選擇1-4月的進(jìn)出倉(cāng)量，1-12的進(jìn)出倉(cāng)量了，也可以看到期末庫(kù)存量隨著時(shí)間段變化而變化。

8、用每月出倉(cāng)數(shù)計(jì)算安全庫(kù)存。安全庫(kù)存的計(jì)算方法很多，這里只用最簡(jiǎn)單的一種，求出歷史以來(lái)單月出倉(cāng)數(shù)的最大值，若當(dāng)前庫(kù)存量低于這個(gè)值，就需要補(bǔ)充進(jìn)倉(cāng)其中的差值。步驟六已經(jīng)建立了出倉(cāng)數(shù)求和公式了。下面就插入新數(shù)據(jù)透視表，選擇日期為列標(biāo)題（增加日程表后，就會(huì)多了日期（月）的度量值，系統(tǒng)自動(dòng)將這個(gè)度量值一同放到列標(biāo)題），出倉(cāng)數(shù)的求和為值，SKU號(hào)為行。將日程表與這個(gè)新的數(shù)據(jù)透視表關(guān)聯(lián)起來(lái)。

點(diǎn)選新數(shù)據(jù)透視表→設(shè)計(jì)→總計(jì)→選擇僅對(duì)列啟用。在N24格（根據(jù)新透視表的實(shí)際位置而定）寫上標(biāo)題：最大出貨量，O24寫上標(biāo)題：需補(bǔ)進(jìn)倉(cāng)。在N25輸入公式=MAX(B25:M25)，在O25輸入公式=N25-VLOOKUP(A25,A9:E17,5)。其中A9:E17的區(qū)域根據(jù)第一個(gè)透視表實(shí)際區(qū)域而定。

9、盤盈盤虧怎么辦？答案：修改年初庫(kù)存表。所以這里為什么每年設(shè)一次年初庫(kù)存，就是應(yīng)對(duì)每年盤點(diǎn)后庫(kù)存的變化。而且，用年份做篩選條件，也是這個(gè)原因。

10、如何顯示產(chǎn)品名稱。光看SKU碼不直觀，要將名稱、規(guī)格加進(jìn)去怎么做？進(jìn)入PowerPivot 界面。選進(jìn)編碼表，在數(shù)據(jù)表區(qū)域，新增一列名叫“名稱型號(hào)單位”，在該列1行的單元格輸入=[SKU號(hào)]&"," &[產(chǎn)品名稱]&[型號(hào)規(guī)格]&"，"&[單位]選擇。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填充整列。回到Excel界面，數(shù)據(jù)透視表的行標(biāo)題統(tǒng)統(tǒng)用“名稱型號(hào)單位”就可以解決這個(gè)問(wèn)題了。

注意事項(xiàng)：

1、上述操作過(guò)程幾乎沒(méi)有在原始表上操作，能保證原始表數(shù)據(jù)不會(huì)被破壞。

2、上述表格式是最基本的格式，可自行添加修改字段。也可根據(jù)ERP導(dǎo)出的表格修改。

3、非數(shù)據(jù)區(qū)域的度量值，必須用聚合函數(shù)，如：sum(),max(),min(),count()等等。

相關(guān)推薦：

excel怎么制作倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存管理表格?

Excel怎么做銀行存款和庫(kù)存現(xiàn)金做賬？

最新評(píng)論