如何正確使用Excel制作更加美觀的圖表教程?

教程之家 發(fā)布時(shí)間：2019-07-29 11:37:45 作者：教程之家

我們經(jīng)常使用Excel制作圖表用于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，如果只是隨便放一張圖在哪里，僅僅只是完成了任務(wù)，這次分享的一些有關(guān)圖表的小技巧，幫助大家如何把圖表制作的美觀大方，需要的朋友可以參考下

使用Excel做圖標(biāo)，主要用戶統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，其制作的圖表有簡(jiǎn)單也有復(fù)雜的，如果只是擺一張圖放在那里，很顯然有些圖表并不適合閱讀，今天我們分享了一些制作圖表的小技巧。

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語言：簡(jiǎn)體中文
時(shí)間：2022-08-03

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傾斜標(biāo)簽要不得

這是在圖表中經(jīng)常會(huì)遇到的一種情況，文本標(biāo)簽太長(zhǎng)，圖表寬度太窄，導(dǎo)致圖表標(biāo)簽全部都傾斜了。就像下面的圖表一樣，這種情況我們要避免，總不能讓看圖的人歪著頭去看吧?

所以，我們通常的處理方法是，在分類標(biāo)簽文本中間加上換行符號(hào)，這樣在圖表中的文本標(biāo)簽就會(huì)換行顯示。如果標(biāo)簽很長(zhǎng)，可以加入多個(gè)換行符號(hào)。加入換行符的方式是，光標(biāo)放到單元格文本內(nèi)需要換行的地方，按Alt+Enter鍵。注意，不是直接設(shè)置單元格換行，而是在文本中間插入強(qiáng)制換行符號(hào)。如果標(biāo)簽還是傾斜的，可以調(diào)整一下圖表長(zhǎng)度。

用上面這個(gè)作圖數(shù)據(jù)得到的圖表如下。

還有一種方法是，將柱形圖更改為條形圖，如下圖所示。

刪除不必要的圖例

在一些情況下，有的圖例是多余的，這時(shí)我們完全可以將其刪除?？梢韵冗x中圖例，再單擊要?jiǎng)h除的系列的圖例，然后按Delete鍵即可，也就是兩次單擊要?jiǎng)h除的單個(gè)圖例，然后點(diǎn)Delete鍵。

以下是帶圖例的餅圖。

刪除圖例，并將類別名稱、值添加到餅圖上，調(diào)整后如下。

作圖前先排序數(shù)據(jù)

在很多情況下，我們?cè)谧鲌D前將數(shù)據(jù)按照降序排列，做出來的圖表效果要好很多。對(duì)于數(shù)值比較大的部分，在圖表中會(huì)排在前面，也可以首先吸引人的關(guān)注。

但是，我們需要注意兩點(diǎn)：

1、并不是所有的情況都適合先排序數(shù)據(jù)再作圖。比如反映時(shí)間序列的圖表就不適合，這種圖表通常是按照時(shí)間排序的。

2、按照降序排列時(shí)，得到的條形圖從上到下是從小到大這樣一個(gè)順序，所以我們要在縱坐標(biāo)軸選項(xiàng)中勾選“逆序類別”，或者是在排序時(shí)使用升序排列。

大家看上面的示例中，其實(shí)就是先按照“銷售額”降序排序后再作圖的。

設(shè)置縱坐標(biāo)軸數(shù)字格式

關(guān)于縱坐標(biāo)軸的數(shù)字格式，很多人都不去設(shè)置，其實(shí)這里也是能體現(xiàn)專業(yè)性的一個(gè)細(xì)節(jié)。常見的幾個(gè)建議的設(shè)置有：

1、超過999的數(shù)字可以使用千分位分隔符;

2、過大的坐標(biāo)軸刻度數(shù)字考慮使用k(thousand 千)或m(million 百萬)為單位，甚至可以使用billion(十億)為單位，這個(gè)可以根據(jù)實(shí)際數(shù)字大小靈活調(diào)整;

3、去掉多余的小數(shù)點(diǎn)及其后面的0;

4、對(duì)于百分比數(shù)值，縱坐標(biāo)軸也使用百分比而不是小數(shù);

5、如果有必要可以在坐標(biāo)軸上數(shù)字后面添加單位。

上面這些設(shè)置，我們可以在“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”中的“數(shù)字”中進(jìn)行定義。

我們可以在“類別”中選擇“數(shù)字”，并設(shè)置“小數(shù)位數(shù)”為0，以及“使用千分位分隔符”;也可以選擇“自定義”，并輸入自定義代碼。

對(duì)于自定義代碼，講起來也比較復(fù)雜，這里就不展開講了，舉幾個(gè)簡(jiǎn)單的例子來說明：

以千為單位：#, 或者 0,

以百萬為單位：#,, 或者 0,,

以百萬為單位并添加一位小數(shù)：0.0,,

以百萬為單位并添加一位小數(shù)并且加上字母“m”：0.0,, "m"

上面示例代碼中，使用#表示只顯示有意義的數(shù)字而不顯示無意義的0，使用0則表示如果該位置沒有數(shù)字也會(huì)用0代替。

如果不懂得自定義代碼的設(shè)置，我們還可以直接在“坐標(biāo)軸選項(xiàng)”中設(shè)置“顯示單位”。

調(diào)整縱坐標(biāo)軸間隔

下面的第一個(gè)示例中縱坐標(biāo)軸的數(shù)值間隔太小，顯得數(shù)字刻度都堆積在一起，很不美觀。

而下面的圖表中則調(diào)整了縱坐標(biāo)軸的刻度單位，看起來就好多了，也不會(huì)顯得擁擠。

很簡(jiǎn)單，在縱坐標(biāo)軸格式中就可以設(shè)置。

主次坐標(biāo)軸刻度線要對(duì)稱

大家仔細(xì)觀察一下這個(gè)圖表，這是一個(gè)雙坐標(biāo)軸圖表，主要縱坐標(biāo)軸有4個(gè)刻度，次要縱坐標(biāo)軸有7個(gè)刻度，次要縱坐標(biāo)軸的刻度與網(wǎng)格線、主要縱坐標(biāo)軸的刻度都是不對(duì)稱的。所以，這種情況下我們需要調(diào)整縱坐標(biāo)軸最大刻度與主要刻度單位，使之對(duì)稱。

設(shè)置次要縱坐標(biāo)軸刻度最大值設(shè)為0.2，主要刻度單位設(shè)為0.05，可以得到以下圖表，這樣刻度就對(duì)稱了。

調(diào)整系列間隙寬度

在默認(rèn)情況下，我們插入的圖表的系列間隙較大，如下圖所示。這樣的圖表看起來不是很美觀，比例不太協(xié)調(diào)。

所以，通常情況下我們都會(huì)縮小系列間隙寬度。下面是將系列間隙寬度調(diào)整為80%后得到的圖表，這樣看起來整體上比例比較協(xié)調(diào)。

區(qū)分“虛”與“實(shí)”

在有些情況下，我們會(huì)將過去實(shí)際發(fā)生的情況和對(duì)未來的預(yù)測(cè)放到一張圖表上，如果都用一個(gè)顏色來表示或者全部用實(shí)線來表示的話容易給人造成混淆。

比如下面兩個(gè)圖表，只從圖表上看無法區(qū)分哪些月份是實(shí)際的值，哪些月份是預(yù)測(cè)的值。

我們通過對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行拆分，得到以下格式的數(shù)據(jù)，對(duì)于實(shí)際發(fā)生的數(shù)據(jù)放到C列，對(duì)于預(yù)測(cè)的數(shù)據(jù)放到D列。

選擇月份、實(shí)際、預(yù)測(cè)這三列插入簇狀柱形圖并將預(yù)測(cè)系列放到次坐標(biāo)軸，再調(diào)整顏色設(shè)置即可。

如果是折線圖，則數(shù)據(jù)應(yīng)該加上兩個(gè)系列連接點(diǎn)的數(shù)據(jù)，如下圖所示。

插入折線圖并調(diào)整格式后得到如下圖表。

調(diào)整系列顏色

大家一直使用“Office”這套顏色，很少去更改，其實(shí)在“頁(yè)面布局”中我們還可以更改為其他類型的顏色設(shè)計(jì)，大家不妨嘗試一下。

突出重點(diǎn)

圖表的目的往往是為了直觀地表達(dá)問題、闡述觀點(diǎn)，讓讀圖的人快速了解信息、抓住重點(diǎn)，那么我們就可以在圖表上突出重點(diǎn)要說明的問題，快速吸引人的關(guān)注。比如我們可是使用醒目的顏色、強(qiáng)烈的對(duì)比色等，或者將餅圖或圓環(huán)圖中要強(qiáng)調(diào)的點(diǎn)拖拽出來，形成分離式餅圖等，總之就是采取一些方法使要重點(diǎn)說明的點(diǎn)與其他點(diǎn)不一樣并且更醒目。

突出銷售額最高的月份